Заявление на перечисление аванса на командировку

05.11.2018 Выкл. Автор admin

Как правильно написать заявление на выдачу аванса

При получении авансовых сумм важно правильно написать заявление. Рассмотрим правила, которые стоит учитывать при составлении такого документа, и разберемся, в каких ситуациях на основании заявления возможна выдача аванса.

Каждый (тем или иным образом) сталкивался с понятием «аванс». Действительно, такая предоплата имеет место во многих случаях, предусмотренных нормативными положениями.

Но далеко не все знают, нужно ли писать заявление на получение таких средств и какие сведения в нем отражаются. А такие данные не являются сложными для восприятия – с ними просто необходимо ознакомиться.

Содержание

Приведем несколько примеров написания заявления на аванс и разберем некоторые особенности выдачи средств подробнее.

Общие моменты ↑

Выясним, когда и как выдаются авансовые суммы. Это основные знания, которые должны знать не только руководители и бухгалтеры, но и работники.

Основные понятия

Аванс – определенная сумма денежных средств, которая выдается в счет выполненных работ, заранее оговоренных платежей или будущих затрат, при оплате продукции до момента ее отгрузки, до оказания определенной услуги.

Если покупатель приобретает что-либо дистанционным способом, авансовые платежи – способ реализации, при котором продавец получает гарантию совершения сделки.

Исчезает риск невнесения средств за продукцию. Есть такие определения авансов:

Заявление – документ, составленный в соответствии с требованиями, изложенными в законодательстве.

Может составляться на специальном бланке или писаться произвольно. Заявлением является письменное обращение к руководству, где излагается требование о чем-то.

Назначение документа

При выдаче нескольких видов авансов стоит подготовить письменное заявление. Необходимо оно, например, в том случае:

  1. Если сотрудник компании хочет получить авансовую сумму в большем размере, чем это полагается (имеются в виду случаи выплаты авансов в счет зарплаты). Работник также может после получения аванса написать заявление с просьбой выдать еще один, так как возникли непредвиденные траты. Компания не обязана такие требования удовлетворять. Это исключительно ее право.
  2. Если сотрудника направлено в командировку.

На законных основаниях

При выплате авансов работникам стоит опираться на нормы Трудового кодекса Российской Федерации (ст. 136, 138).

Если речь идет о предварительной оплате товаров, то здесь актуальна ст. 381, 314, 487 Гражданского кодекса. В поисках ответов на ряд вопросов стоит опираться на примеры судебной практики.

Как писать заявление на аванс (образец) ↑

При составлении заявления придерживайтесь делового стиля изложения. Уточняйте правила его написания, иначе документ не будет рассматриваться руководством.

Перечислим реквизиты, которые должны быть в обязательном порядке в бланке заявления на аванс:

  • название организации, куда будет направлено документ;
  • ФИО лица, которому подается заявление, его должность;
  • ФИО заявителя и другие его личные сведения;
  • название документа;
  • просьба;
  • дата, когда документ составляется, подпись заявителя.

В отдельных случаях заявление удостоверяется нотариусом, прилагаются паспорт и иные документы. Заявление о выдаче авансовых сумм составляется произвольно.

Отражается размер средств, которые вы желаете получить, указывается причина возникновения необходимости в выплате. Далее документ визируют у начальства и отдают для утверждения руководству предприятия.

Если директор согласен с выплатой аванса, он поставит соответствующую отметку и передаст заявление бухгалтеру. Представим образец заявления на выдачу аванса заработной платы.

В счет заработной платы

Работодатель обязан выдавать заработок своим сотрудникам не реже, чем раз в полмесяца. Сроки перечисления средств должны быть закреплены во внутренней документации предприятия – в правилах внутреннего распорядка, в коллективном, трудовом договоре.

Если работник желает получить средства на какие-либо нужды, он подает заявление на имя руководителя о выдаче авансовой суммы в счет зарплаты.

В чем отличие аванса от задатка, читайте здесь.

Обычно работодатели не отказывают в этом, особенно при наличии уважительной причины. Как написать такое заявление? На листе бумаги вверху пропишите данные работодателя, название предприятия.

Далее пишите реквизиты по общей схеме. При изложении сути стоит в произвольной форме указать, например:

«Прошу выдать сумму аванса в размере 4 тыс. рублей в счет зарплаты за сентябрь 2018 года».

Чтобы быть более убедительным, пропишите причину просьбы – для исполнения обязательств по оплате услуг ЖКХ, на погашение задолженности по кредиту, на лечение и т. д.

Если нужен раньше срока (внеплановый)

Когда пишется заявление на усиленный аванс? В компаниях часто включается в коллективный договор положение о правилах предоставления внеплановых авансовых сумм сотрудникам.

Формулировку «работнику по его заявлению может быть выдан внеплановый аванс» можно увидеть в решениях суда, что касаются срока перечисления зарплаты.

Но Трудовой кодекс не имеет четких требований к выплате внеплановых сумм. Из-за этого возникают неоднозначные трактовки таких понятий. Спорным остается и вопрос об уплате НДФЛ с выданных авансов внепланово.

Видео: видео-уроки по 1С:Бухгалтерии 8. Зачет аванса

Целесообразность такого перечисления будет определена с учетом следующих сведений. При выплате внеплановых авансов не исчезает обязательств компании 2 раза в месяце платить зарплату.

То есть, чтобы не имело место нарушение такого условия, часто такие средства возвращаются в кассу предприятия обратно в сроки, прописанные в заявлении.

Но есть и риск того, что требование возврата будет расцениваться как составление соглашения о займе.

Так как удержание из заработка допускается только в тех случаях, что оговорены в ст. 137 Трудового кодекса, удерживать внеплановые авансы нельзя.

Тем более, что это может повлечь последствие – выплату заработанной суммы раз в месяц, что запрещается законом.

Но в нормативном документе Роструда от 26 сентября 2012 № ПГ/7156-6-1 говорится, что ст. 137-138 ТК содержат данные об удержании средств, что выплачиваются в независимости от волеизъявления сотрудника.

Цель – погасить долг перед компанией или иным лицом. Внеплановый аванс, если он удержан в размере больше чем 20 процентов от выданных средств, может стать причиной задержки выплаты заработка.

При этом могут возникать сложности с расчетом НДФЛ и уплатой его в казну. Внеплановый аванс не может считаться частью зарплаты, так как он выдается за время, что еще не было отработано.

На командировку

Чтобы направить работника в командировку, обязательна подготовка руководством предприятия:

Когда лицо возвратится с поездки, его ожидает обязательная сдача:

  1. Командировочного удостоверения.
  2. Служебного задания и отчета о его исполнении.
  3. Авансового отчета с документацией, что подтвердит затраты.

Бухгалтером проверяется, на те ли цели потрачены средства, есть ли оправдательные документы. Подсчитывается итоговая сумма. Далее руководство должно принять решение об утверждении затрат специальным приказом.

Но, зачастую, средства на командировочные расходы перечисляются авансом. А для его получения работник должен написать заявление.

При составлении заявления о выдаче аванса на командировочные расходы стоит отразить такие сведения:

  1. Напишите наименование той местности, в которую будете отправляться.
  2. Укажите дату, когда командировка начинается и заканчивается.
  3. Отразите данные из приказа или распоряжения, которые являются основанием для направления работника в поездку.
  4. Укажите сумму затрат в командировке, что должна быть выплачена из кассы, как аванс.
  5. Впишите сумму затрат в командировке в отдельности на проживание, питание, проезд. Здесь же отражается расчет средств с учетом всего времени командировки.

Также указывается, что работник знает о необходимости предоставления авансового отчета в течение 3 дней после возвращения с командировки.

На отказ от аванса

Иногда работники пишут заявление о том, что отказываются получать аванс в счет выплаты зарплаты.

Удовлетворение такой просьбы будет нарушением закона, в соответствии с которым выплата заработанных средств должна осуществляться работниками не реже 2 раз в месяце (часть 6 ст. 136 ТК).

Такие же сведения есть и в Письме Министерства труда РФ от 28.11.2013 № 14-2-242. То есть, такой отказ работника будет недействительным.

При нарушении положений ТК, нужно будет заплатить:

Кроме того, такая невыплата может расцениваться, как задержка перечисления заработной платы. А в таком случае работник может взыскать с работодателя компенсацию (ст. 236 Трудового кодекса).

Что же касается аванса, выдаваемого при командировке – гражданин может не брать такие средства, а после возвращения и подачи авансового отчета получить возмещение от фирмы.

Нюансы при составлении директором

Иногда подотчет берет средства сам руководитель организации. Как в таком случае быть – должен ли директор писать заявление?

Лучше всего, чтобы заявление было написано. Это позволит избежать лишних претензий со стороны проверяющих структур.

Если налоговики выявят отсутствие заявления, придется заплатить штраф, который установлен ст. 15.1 КоАП России.

Но только учтите, что нужно откорректировать стандартные данные, иначе ситуация будет выглядеть, как разрешение выдачи директором самому себе денег.

Так, вверху на листе пишите не «Директору…», а просто «В компании…». Не указывайте «Прошу выдать…». Пишите «Следует выдать…». А подпись директора внизу заявления и будет являться разрешением.

Обоснование содержится в пункте 4.4 Положений Центрального Банка России, утвержденных 12 октября 2011 № 373-П. Но есть мнение, что директор не должен писать заявление.

Главное в заявлении – разрешение руководителя с отражение срока и размера авансовой суммы. А согласиться с суммой директор может и поставив подпись на расходно-кассовом ордере.

Утвердить срок можно, издав единожды приказ, в котором указать себя в качестве подотчетного лица, и прописать максимальные сроки, на которые может выдаваться аванс.

Есть также версия, что написание заявления на свое имя – абсурд. Достаточно подписи в РКО. Решение за вами. Но если не желаете доказывать налоговому органу свою правоту, лучше напишите заявление.

Как пишется исковое заявление? ↑

Многие сделки подтверждаются выплатой аванса. Но как быть, если соглашение расторгнуто или обязательства в соответствии с контрактом не исполнены? Можно ли вернуть средства обратно?

Иск о взыскании суммы аванса в соответствии с договорами за работу, что предстоит выполнить – это взыскание средств за работу, что не была выполнена, или за товар, что не был представлен.

Образцов таких заявлений множество, так как такой документ должен составляться для каждого определенного случая.

О взыскании суммы неотработанного аванса

Если договор будет признан судом незаключенным, то неотработанный аванс как неосновательное обогащение возвращается заказчику.

В п. 1 ст. 1102 Гражданского кодекса сказано, что лицом, которое получило или сберегло имущественные объекты за счет других лиц, должны быть возвращены такие объекты.

Исключения составляют ситуации, прописанные в ст. 1109 ГК. Если выдана излишняя сумма аванса работнику в счет зарплаты, она также может быть взыскана.

Основание для удержания – ч. 1 ст. 137 Трудового кодекса России, где говорится, что может удерживаться сумма неотработанного аванса сотрудником.

Но только есть такой нюанс – в законодательстве нет четкого определения аванса. В ст. 136 ТК только говорится, что зарплата должна выдаваться работникам 2 раза в месяц.

Обязанность давать средства в качестве аванса нормативными документами не предусмотрена.

Компания имеет право взыскать сумму неотработанного аванса с сотрудника, удерживая ее в течение 1 месяца после того, как окончится периода, когда сумма долга должна быть погашена.

Но при этом работник не должен оспаривать основание и размер удержаний (часть 3 ст. 137 ТК). Как узнать, не возражает работник против удержания? Компанией направляется работнику уведомление.

Сроки подачи такого документа законодательство не установлены. Но стоит придерживаться разумного срока, чтобы у работника была возможность выразить свое волеизъявление. Уведомление предоставляется в письменном виде.

Работник должен расписать о его получении. Если такие условия не выполняются, тогда работодатель пишет исковое заявление в суд.

Сотрудник компании может удерживать сумму аванса только в той части, в которой она не отработана, из следующего перечисления гражданину.

Если работник увольняется, удержание неотработанных средств осуществляется при определении размера расчетных сумм, выплачиваемых при расторжении трудового договора.

Величина удержания не может составить 20% заработка (часть 1 ст. 138 Трудового кодекса). Остальные средства можно вернуть только в том случае, если работник добровольно выполнит вашу просьбу. Еще один вариант – иск.

О возврате суммы

К примеру, по соглашению авторских заказов одной стороной должны быть созданы научные, литературные или иные произведения.

Все о ДМС со стоматологией, читайте здесь.

Что входит в детский ДМС, смотрите здесь.

Материальные носители произведений должны передаваться заказчикам в пользование на определенное время. Такие договора считаются возмездными, если иные правила не прописаны в самом контракте.

Если договор составлялся с условиями передачи заказчикам прав пользования произведением в прописанных соглашением рамках, должны применяться правила ст. 1286—1287 ГК.

Ответственность авторов по договорам отчуждения исключительных прав на произведения и по лицензионным контрактам ограничивается суммами фактического ущерба, что причинен второй стороне.

Если договор не исполняется или исполняется ненадлежащим образом, автора ожидает ответственность. Кроме того, он должен будет вернуть уплаченный аванс и заплатить неустойку, если о таковой упоминается в самом контракте.

Если лицо отказывается вернуть аванс, его ожидает ответственность в соответствии с пунктом 1 ст. 395 Гражданского кодекса за использование чужого имущества.

Когда дело будет рассматриваться в суде, представитель такой инстанции удовлетворит кредиторские требования, основываясь на учетную ставку банковских процентов на момент подачи искового заявления или на момент вынесения решения.

Такие правила не действуют, если иные размеры процентов прописаны в договоре. Помимо суммы аванс и неустойки могут взыскиваться и расходы на суд (ст. 88, 94, 98 ГПК).

Выплата суммы аванса – это, к примеру, гарантия для компаний в том, что сделка считается заключенной, и заказчик/покупатель не передумает в самый важный момент.

Для получения таких средств стоит правильно составлять заявление. Но не менее важно знать, как вернуть средства обратно в случае нарушения условий договора.

Командировочные расходы в 2016 году

Обновление: 15 ноября 2016 г.

Командировка является необходимостью почти для всех организаций, при этом работодатель, направляя работника в командировку, обязан выплатить ему командировочные расходы.

Именно поэтому порядок направления в командировку и возмещаемые работнику расходы регулируются не только статьями 166 — 168 ТК РФ, но и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение). Но на практике возникает много вопросов в отношении оформления и выплаты командировочных расходов.

Расходы на командировку

Трудовой кодекс в ч. 1 ст. 168 указывает обязательные расходы, которые необходимо возместить работнику в командировке:

  • транспортные расходы работника,
  • расходы на проживание;
  • суточные.

Кроме того, в ТК РФ содержится указание о том, что возмещаются иные расходы, которые работник согласовал с работодателем. Это означает, что фактически перечень командировочных расходов открытый и работодатель вправе определить, какие расходы на служебные командировки можно возмещать.

При этом законодательство не ограничивает максимальные и минимальные пределы командировочных расходов, выплачиваемых коммерческой организацией. Конкретный размер и порядок выплаты таких расходов должны содержаться в коллективном договоре или локальном акте организации. И для командировочных расходов в 2016 году этот принцип сохранился.

Оформление командировки

Если ранее для направления работника в командировку и оплаты командировочных расходов необходимы были командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о выполненной работе, то изменения, внесенные в Положение, отменили эти документы. Теперь согласно ч. 1 ст. 166 ТК РФ и абз. 2 п. 3 Положения обязательным является только письменное распоряжение руководителя о направлении в командировку – действует это уже при выплате командировочных расходов в 2015 году. В отношении распоряжения не установлена определённая форма. Это может быть приказ, к примеру по унифицированной форме Т-9. Но рекомендуется указывать место, цель, срок командировки. В случае использования служебного транспорта рекомендуется это указать. Кроме того, в локальном акте могут быть установлены документы, которые необходимо оформлять. И в таком случае для работника будет обязательным именно такой порядок.

Выдача аванса на командировочные расходы

Работодатель не просто возмещает расходы работника, но и обязан выдать аванс до отъезда (п. 10 Положения). Сумма определяется исходя из ориентировочных расходов на проезд и проживание и суточных. Расходы могут быть оплачены работодателем в безналичном порядке, когда транспортная организация или гостиница выставит счет за командировочные расходы, или выданы работнику наличными. Заявление на выдачу аванса может содержать расчет, но смета может составляться и как отдельный документ с расчетом суточных исходя из продолжительности командировки и размера, установленного в организации. Законодательно форма не установлена, и организация самостоятельно определяет, кто составляет документы и как именно подтверждается размер затрат на командировочные расходы.

Аванс на командировочные расходы выдается работнику наличными или переводится на банковскую карту работника.

За каждый день нахождения в командировке работнику выплачиваются суточные, размер которых законодательством не установлен. Организация самостоятельно устанавливает их в локальном акте. Только в целях налогообложения (п. 3 ст. 217 НК РФ) установлены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ:

  • 700 рублей в день при командировках по России;
  • 2500 рублей в день при командировках за границу.

Работник не ограничен в том, как тратить суточные, отчитываться за эти расходы не надо. Основное — правильно определить размер суточных в зависимости от фактического срока командировки.

Надо отметить, что при расчете командировочных расходов за границей есть особенности – суточные за время нахождения на территории иностранного государства номинируются в валюте иностранного государства и определяются также в локальном акте организации. Но в связи с тем, что при командировке за границу работник пересекает границу РФ, то есть очень часто находится в день въезда и выезда и на территории РФ, и на территории заграничного государства, п. 17 Положения установлено, что суточные в день выезда рассчитываются как за время нахождения за рубежом, а в день въезда – как за время нахождения в РФ. Время пересечения границы определяется по штампам в заграничном паспорте. При оформлении заявления на аванс на командировку за границу надо это учитывать.

Иные расходы

Как выше уже говорили, перечень командировочных расходов открытый, и работодатель может установить в локальном акте расходы, размер, порядок отчетности в отношении типичных для организации расходов. Например, в отношении представительских расходов могут быть установлены лимиты, перечень и формы документов, необходимых для подтверждения командировочных и представительских расходов. Тем более что для признания в составе расходов в целях налогообложения прибыли к представительским расходам всегда было повышенное внимание, и в отношении переговоров в командировках порядок признания и требования к документам аналогичны (Письмо Минфина России от 16.11.2009 № 03-03-06/1/759 ). Минфин России в своих Письмах от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807 , от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675 приводит примерный перечень документов. Поэтому к заявлению на командировочные расходы может быть предусмотрено приложение, к примеру, сметы и программы представительского мероприятия. И также впоследствии к авансовому отчету должен быть приложен отчет о мероприятии с указанием участников, места проведения, вопросов, которые обсуждались на встрече, и достигнутых результатов.

Отражение в учете

В связи с тем, что командировка – это всегда поездка в производственных целях, то и списываются расходы на командировку проводкой на любой из счетов учета производственных затрат (20, 23, 25, 26, 28, 29, 44, 91) или же на счета формирования первоначальной стоимости приобретенного имущества (08, 10, 15) в зависимости от цели командировки.

Выдача денежных средств может производиться как из кассы (счет 50), так и перечислением на банковскую карту работника (счет 51).

Делопроизводство

Заявление на командировку

Согласно ТК РФ, ст.166, командировкой признается служебная поездка, в которую направляется сотрудник. Перед ним ставиться определенная цель и срок для ее исполнения.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Для сотрудников, чья основная работа носит разъездной характер, подобные поездки не признаются командировками.

Все служебные командировки регламентируются Положением №749 «О направлении в командировку» от 13 октября 2008г.

Командировочные расходы могут быть компенсированы только для официально трудоустроенных сотрудников. Соответственно должен быть оформлен приказ на командировку, выдано командировочное удостоверение и служебное задание.

В некоторых случаях необходимо от сотрудника заявление на командировку.

В каких случаях требуется?

В современном мире, несмотря на появление электронной подписи и отходе от бумажных носителей, личное присутствие все также важно и нужно — например, заключение новых сделок, передача документации, контроль за строительством и т.д.

Заявление на командировку должно быть написано лично сотрудником, направленным в командировку.

Специалист по кадрам должен точно знать, как составляется заявление на командировку (образец предоставить по запросу), кто должен его писать и в какой форме.

Документ составляется в стандартной для заявления форме. Пишется на имя руководителя, от кого, текст заявления, дата и подпись. В тексте заявления указывается согласие на служебную поездку, тем самым производится ознакомление сотрудника с тем, что он знает о возможном отказе.

Обычно при направлении сотрудника в командировку его согласие не требуется.

По ТК РФ есть отдельные категории граждан, которые должны дать свое согласие.

При их нежелании или невозможности отправиться в поездку, руководитель не имеет права оформить командировку. При нарушении на руководителя и организацию накладывается штраф.

В ТК РФ ст.259 и ст.264 указаны категории людей, которые требуют дополнительной защиты.

Список сотрудников, которых невозможно отправить в командировку без заявления от них:

  • сотрудники, которые имеют на иждивении детей инвалидов или детей до 3х лет;
  • сотрудники, которые имеют на иждивении родителей или других родственников;
  • сотрудники, которые в одиночку воспитывают детей в возрасте до 5 лет.

Также следует привести список сотрудников, которых запрещено отправлять в командировку:

  • сотрудники до 18 лет;
  • женщины беременные;
  • сотрудники, работающие по ученическому договору;
  • сотрудники, работающие по гражданско-правовому договору.

С сотрудников, которые не попадают в этот список, заявление на командировку не запрашивают.

Не следует путать заявление на командировку с заявлением на командировочные расходы.

Последнее составляется при желании получить аванс на расходы, связанные с поездкой. После его написания бухгалтерия выдает деньги. По прибытии сотрудник обязан отчитаться о произведенных тратах, предоставив подтверждающие расходные документы.

К заявлениям на командировку условно относят все заявления, которые были составлены в ее период: возврат раньше срока, возврат из заработной платы не потраченных средств и т.д.

Какие права имеет работник при увольнении? Читайте тут.

Поездка за счет принимающей стороны

Согласно ТК РФ все командировочные расходы сотрудника подлежат возмещению.

Они складываются из затрат к месту проведения командировки, проживание, питание и расходы связанные с командировкой.
Возмещать произведенные затраты может как отправляющая в командировку организация, так и принимающая.

Перед отправлением сотрудника обе стороны должны заключить соглашение в письменной форме. В нем указывается, кто из организаций производит оплату и каких командировочных расходов.

При составлении приказа на командировку сотрудника указывается, что оплата командировочных расходов производит принимающая сторона.

Оплата будет произведена только после предоставления документов, подтверждающих расходы.

При составлением приказа на командировку сотрудник должен написать заявление. В документе должно быть указано, что сотрудник просит направить его в командировку за счет принимающей стороны.

Поездка на личном транспорте

При выборе транспорта для следования к месту назначения командировки нет строгих рамок, указанных в ТК РФ или НК РФ.

Необходимо согласовать этот вопрос с руководителем предприятия. Это может быть ж/д, автобус, авиа или автомобиль. Директор выберет наиболее финансово выгодный или удобный.

При передвижении к командировке на личном автотранспорте расходы на бензин могут быть учтены в составе командировочных расходов.

Для этого сотрудник должен предоставить ПТС, подтверждающий, что именно он владелец автомобиля. Затем написать заявление о желании следовать в командировку на автомобиле.

Бухгалтерия оформляет соответствующий приказ.

Из практики: предприятие оформляет договор, по которому она арендует автомобиль у сотрудника. На его основании работник следует на машине в командировку, а расходы на бензин могут быть приняты для целей налогообложения. По возвращении заполняется путевой лист и к командировочному удостоверению прикрепляются кассовые чеки о заправке.

Как составить заявление на командировку?

Требования к документу

Документ может быть напечатан на компьютере или написан от руки. В первом варианте дата и подпись должна быть проставлена вручную заявителем.

Форма и текст

Форма состоит из шапки, текста и заключения:

  • В шапке указывается на кого и от кого составлено заявление.
  • В тексте прописывается сам текст.
  • В заключении ставится дата составления и подпись сотрудника.

Как заполняется заявление:

  • В строке «кому» указывается должность (руководитель, генеральный директор), фамилия инициалы и название организации.
  • В строке «от кого» указывается должность и фамилия, инициалы сотрудника.
  • В теле заявления указывается название «Заявление на командировку» и далее идет текст. Пример заявления приведен далее.
  • После текста заявления ставится дата и подпись сотрудника, отправляемого в командировку. В скобках указывается фамилия, инициалы.

В командировочном удостоверении ставится дата убытия сотрудника на транспорте. Заявление на командировку пишется за несколько дней до поездки.

Приказ оформляется только после принятия и регистрации заявления.

Пример (образец) документа:

Примерный текст заявления

Как написать заявление на командировочные расходы?

Заявление составляется для получения денежных средств на командировочные расходы.

Требования к документу

Составляется сотрудником, отправляющимся в командировку.

После написания обязательно должна стоять резолюция руководителя или иного уполномоченного на это лица. Без подписи директора, бухгалтерия не сможет выдать денежные средства на командировку.

Как оформить отмену командировки? Узнайте тут.

Как оформляются командировки на госслужбе? Информация — здесь.

Форма и текст

По форме документ состоит из 3х частей: шапка, текст, подпись:

  • Шапка – располагается в правом верхнем углу. В ней указывается на кого составляется заявление. Должность (руководитель, начальник отдела, директор) и название организации. Следующей строкой указывается от кого (должность и фамилия).
  • Текст – название и изложение просьбы. В тексте указывается просьба выдать денежные средства авансом на расходы по командировке. Обязательно указать количество дней нахождения вне рабочего места и на какие цели необходимы деньги.
  • Заключение – дата, подпись, фамилия сотрудника. При распечатывании заявления с компьютера дата и подпись ставятся вручную.

Заявка на командировку составляется за несколько дней до командировки.

При составлении в день поездки сотрудник не успеет получить авансовые средства.

Пример (образец):

Таким образом, при направлении сотрудника в командировку из определенной категории лиц необходимо получить от него заявление. В нем он указывает, что согласен отправиться в поездку и ознакомлен с возможностью отказа.

При одобрении заявления на командировочные расходы руководителем бухгалтерия перечисляет запрошенную сумму. После прибытия из командировки необходимо документально отчитаться о совершенных расходах.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 703-16-92
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28
    • Регионы — 8 (800) 333-88-93

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Как правильно составить заявление на аванс (образец)?

Желающие составить заявление на аванс образец этого документа могут найти на нашем сайте. Кроме того, из данной статьи можно узнать о том, в каких случаях и по каким правилам оформляется такое заявление.

В каких случаях нужно заявление на аванс?

Авансом чаще всего называют заработную плату первую половину месяца. Выплата аванса, то есть зарплаты за первую половину месяца — это обязанность работодателя, поскольку Трудовой кодекс говорит о том, что зарплата должна выдаваться не реже чем 2 раза в месяц. Для получения такого аванса работнику не нужно оформлять никакого заявления — он ежемесячно выплачивается всем сотрудникам организации в день, определенный внутренними правилами.

В каких же случаях тогда для получения авансового платежа может понадобиться заявление? Наиболее часто встречаются 2 ситуации:

  1. Работник желает получить аванс в большем размере, чем он обычно выплачивается, в счет будущей зарплаты. Сюда же можно отнести и ситуацию, когда после получения ежемесячного аванса сотрудник просит о выплате ему еще одного — например, в связи с тем, что у него возникли срочные непредвиденные расходы. Надо помнить при этом, что работодатель вправе, но отнюдь не обязан удовлетворить заявление сотрудника о выдаче такого аванса.
  2. При направлении работника в командировку работодатель обязан выдать ему аванс на оплату проезда, проживания, а также оплатить суточные.

Как оформить заявление на выдачу аванса?

Заявление о выплате аванса в увеличенном размере (либо выдаче повторного аванса) составляется на имя руководителя в произвольной форме. В тексте документа следует отразить сумму аванса, которую желает получить сотрудник, и указать, по какой причине возникла необходимость в его выплате (например, потребовались средства на оплату лечения). Затем заявление нужно завизировать у непосредственного начальника и отдать на утверждение руководителю организации. Если руководитель сочтет нужным выплатить сумму аванса, он поставит на заявлении визу о согласовании и направит заявление в бухгалтерию.

В заявлении же о выдаче аванса на командировку необходимо будет отразить следующие сведения:

  • наименование населенного пункта, в который отбывает командированный;
  • даты начала и окончания поездки;
  • реквизиты приказа или распоряжения, на основании которых сотрудник направлен в командировку;
  • общую сумму командировочных расходов, которая должна быть выплачена в качестве аванса;
  • разбивку общей суммы расходов на затраты на проживание, проезд и суточные, а также расчет таких затрат исходя из количества дней командировки.

Кроме того, работнику в заявлении нужно указать, что он осведомлен о необходимости в течение 3 дней с момента возвращения подготовить авансовый отчет о расходовании средств.

Выдача денег на командировку наличными и на карту

Инициатива поездки работника в командировку всегда исходит от работодателя, ведь в ее процессе будут решаться рабочие вопросы (исходя из определения служебной командировки в ст.166 ТК). Поэтому организация должна обеспечить сотрудника всем необходимым для поездки, прежде всего – денежными средствами. Права работников защищает Трудовой кодекс, где в ст.168 говорится, что командированному лицу должна быть произведена выдача денег на командировку — на проезд, наем жилья и суточные. Сколько выплатить – зависит от предполагаемых расходов и длительности поездки.

Командировкам также посвящено Постановление Правительства от 13.10.2008г. №749, где в п.10 прямо предусматривается, что выдача аванса на командировку обязательна. Т.е. за свой счет сотрудник отправляться не должен.

Конкретная выдаваемая сумма должна исходить из предварительной оценки расходов на билеты и проживание, а также из величины суточных, установленной локальным нормативным актом организации.

Содержание статьи:

1. Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы

2. Заявление на выдачу подотчета от директора

3. Заявление на выдачу аванса на карту

4. Выдача командировочных расходов из кассы

5. Проводки по авансу на командировочные расходы

6. Командировка без аванса

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему аванса на командировку далее в статье.

1. Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы

Итак, если работник собрался в командировку, то ему необходимо выдать денежные средства. Но просто так взять деньги и отдать их работнику не получится.

Первый шаг, который нужно сделать, и о котором нам говорит п.6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014г. №3210-У, это написание заявления. Поскольку выдача денег на командировку производится с составлением расходного кассового ордера (РКО), а он оформляется только согласно заявлению, на его основании.

Типовой формы такого заявления нет, Указание лишь сообщает нам о том, что в нем обязательно должно присутствовать:

  • сумма наличных денег;
  • срок выдачи наличных денег;
  • подпись руководителя;
  • дата.

Заявление пишется как обычно, на имя директора или лица, которому делегировано принимать решения на выдачу денежных средств под отчет. Также в заявлении обязательно указывается, на какие цели деньги должны быть выданы. Для обоснования суммы могут приводиться и расчеты.

Как может быть заполнено заявление на выдачу аванса на командировочные расходы, можно видеть на примере ниже.

Директору ООО «Альбатрос»

от инженера Орлова О.О.

Заявление о выдаче денег под отчет

Прошу выдать под отчет наличные денежные средства в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

27.06.2016 Орлов Орлов О.О.

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

Бухгалтер Карасева Карасева К.К.

Директор Ястребов Ястребов Я.Я.

Перед тем как руководитель подпишет заявление, надо определиться, существует ли за работником задолженность по предыдущим подотчетным суммам. Если да, то заявление принимать нельзя. Прежде работник должен погасить задолженность по предыдущему авансу.

В связи с этим на листке с заявлением уместно предусмотреть визу работника бухгалтерии, который поставит отметку о наличии или отсутствии задолженности работника по предыдущим авансам.

После того как заявление получило визу от бухгалтерии, руководитель может его подписать.

2. Выплата аванса на командировку директору — нужно заявление?

В командировки ездят не только рядовые работники организации, но и сам директор. Никаких исключений для него Указание не делает, из чего можно сделать вывод, что и для него написание заявления – процедура обязательная.

Тогда получается, что он сам пишет и сам подписывает? Потому что в Указании также сказано, что в заявлении подпись руководителя должна быть. В таких ситуациях было бы логичнее составить приказ, но его составление Указанием не предусмотрено, а написано прямо – заявление.

Поэтому заявление на выдачу подотчета от директора необходимо, он его и пишет, и подписывает. Может это и выглядит странно, но ошибкой точно не является. И к тому же формулировки в заявлении можно немного подправить и оно уже будет выглядеть гораздо логичнее. Пример ниже.

В ООО «Альбатрос»

от директора Ястребова Я.Я.

Заявление о выдаче денег под отчет

Необходимо выдать под отчет наличные денежные средства в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

директор Орлов Орлов О.О.

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

Бухгалтер Карасева Карасева К.К.

Проще обстоят дела в крупных компаниях, где сам генеральный директор заявление на подотчет не подписывает, а полномочия по этому вопросу делегированы другому сотруднику, например, финансовому директору. Поэтому в такой ситуации гендиректор будет заявление писать, а финдиректор подписывать.

Помните, что заявление – обязательный документ. Если происходит выдача денег на командировку без него, то существует риск назначения штрафа до 50 тыс. руб. по ст. 15.1 КоАП.

3. Заявление на выдачу аванса на карту

В некоторых случаях работнику удобнее получить подотчетные деньги не наличными, а на пластиковую карту. Возникает вопрос, нужно ли для этого писать заявление? Если буквально следовать Указанию, то заявление обязательно, только если деньги выдают наличными (п.6.3 Указания).

Но Минфин в своих разъяснениях (письмо от 25.08.14 № 03-11-11/42288) придерживается другого мнения и уточняет, что нужно взять письменное заявление даже в том случае, если деньги будут перечислены на карту. Хотя бы потому, что в нем будут указаны реквизиты для перечисления.

Директору ООО «Альбатрос»

от инженера Чайкина А.А.

Заявление о выдаче денег под отчет

Прошу перевести на мою банковскую карту денежные средства под отчет в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

Реквизиты банковской карты:

Название банка: ПАО «Промсвязьбанк»

Номер лицевого счета: 40817840500409007051

27.06.2016 Чайкин Чайкин А.А.

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

Бухгалтер Карасева Карасева К.К.

Директор Ястребов Ястребов Я.Я.

К тому же такое заявление подтвердит, что на карту перечислены именно подотчетные деньги, а не иные доходы. А с доходов нужно удерживать НДФЛ. Также не забудьте при перечислении в назначении платежа указать, что это подотчетные деньги.

Если у вас есть Положение о выдаче денежных средств под отчет, то пропишите в нем, что денежные средства сотрудникам могут выдаваться как наличными, так и на карты. Пример формулировок ниже.

Денежные средства под отчет на командировки и хозяйственные расходы выдаются наличными из кассы или перечисляются на банковские карты сотрудников.

Способ выдачи средств регулирует директор в каждом конкретном случае.

Независимо от способа получения денег (наличными или на карту) неизрасходованные суммы сотрудники возвращают наличными в кассу компании.

4. Выдача командировочных расходов из кассы

Итак, заявление вы составили. Следующий шаг – непосредственно выдача денег на командировку из кассы. На основании заявления бухгалтер оформляет и подписывает расходный кассовый ордер по форме КО-2 (утверждена постановлением Госкомстата от 18.08.98г. №88).

В РКО также есть поле для подписи руководителя. Но если на заявлении руководитель уже расписался и выдача разрешена, то на РКО его подпись не обязательна. Но для порядка можно поставить и ее.

Порядок действий при выдаче детально прописан в п.6.1-6.3 Указания.

Денежные средства выдаются или лично командированному работнику, или другому лицу по доверенности, по предъявлению паспорта. Доверенность на разовую выдачу прикладывается к РКО. Доверенность на несколько выдач, то к РКО прикладывается заверенная копия, а оригинал хранится у кассира.

Данные паспорта лица, получившего деньги указываются в РКО. Даже если получатель – сам работник, данные паспорта все равно должны быть указаны.

После того как получатель идентифицирован, порядок действий следующий:

  1. Кассир готовит нужную сумму денег.
  2. Получатель расписывается в РКО и указывает сумму прописью, если она не напечатана.
  3. Кассир пересчитывает деньги еще раз на виду у получателя и передает их.
  4. При необходимости получатель сам на виду у кассира пересчитывает деньги
  5. Кассир подписывает РКО.

Далее операция по выдаче отражается в кассовой книге.

Командировочные из кассы организации могут быть выданы из денежных средств:

  • полученных с расчетного счета организации
  • поступивших в кассу от продажи товаров, работ, услуг.

Выдавать аванс на командировку из средств, которые приняты от граждан в качестве платежей в пользу других лиц, нельзя.

Перечисление подотчетных денег на карту производится путем отправки в банк платежного поручения, в котором указаны реквизиты получателя, отраженные в заявлении работника, и в назначении определен этот платеж как подотчетная сумма.

5. Проводки по авансу на командировочные расходы

Теперь давайте посмотрим, как отражается выдача денег на командировку в бухгалтерском учете. Проводки по авансу на командировочные расходы будут очень простыми:

  1. Деньги выдаются из кассы:

Дебет 71 – Кредит 50

  1. Деньги перечисляются на карту:

Дебет 71 – Кредит 51

Пример

Заместителю директора ООО «Альбатрос» Филинову С.С. 27 июня выданы денежные средства из кассы под отчет на командировку на основании приказа на командировку и заявления.

27 июня: Дебет 71 – Кредит 50 – на сумму 8000 руб.

Обратите внимание, что кроме обычных банковских карт (в основном это зарплатные карты) сотрудников для выдачи под отчет могут использоваться и корпоративные карты. Деньги на нее перечисляются с расчетного счета и учитываются на отдельном спецсчете:

Дебет 55 – Кредит 51

В этом случае в момент выдачи работнику карты проводка по выдаче под отчет не делается. И только когда работник что-либо этой картой оплатит или снимет с нее деньги, появится проводка по выдаче денег под отчет:

Дебет 71 – Кредит 55

Порядок работы с корпоративными картами прописывается в локальном нормативном акте организации.

Пример

Начальнику службы снабжения ООО «Альбатрос» Перепелкину П.П. 27 июня выдали корпоративную карту для оплаты командировочных расходов. 28 июня он снял с карты наличные в сумме 2000 руб. 29 июня картой оплачена гостиница 5000 руб. Выписка банка подтверждает списание средств с карты.

Сделаны бухгалтерские проводки:

28 июля: Дебет 71 – Кредит 55 – на сумму 2000 руб.

29 июля: Дебет 71 – Кредит 55 – на сумму 5000 руб.

6. Командировка без аванса

Однако выдача денег на командировку не всегда проходит идеально гладко. Подпортить дело могут такие ситуации:

  1. У организации нет в кассе наличных денег для выдачи по причине:
  • временных финансовых трудностей
  • экстренного характера командировки, когда снять наличные со счета уже нет времени.
  1. Деньги в кассе есть, но директору нужно было срочно уехать в командировку, и решать вопрос с выдачей аванса было некогда.

При этом получается, что сотруднику аванс из кассы не выдается и он едет за свой счет, т.е. это командировка без аванса. Впоследствии по приезду расходы будут компенсированы. Является ли это нарушением?

Да, это нарушение ст.168 ТК, поскольку выдавать аванс на командировочные расходы перед поездкой обязательно. За командировку без аванса грозит ответственность за нарушение законодательства о труде (ст.5.27 КоАП):

— административный штраф на должностное лицо или ИП: в сумме 1000-5000 руб.;

— административный штраф на юрлицо: в сумме: 30000-50000 руб.

Как выдать деньги из кассы на командировку в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видеоуроке:

А как выдаются деньги на командировку в вашей организации — наличными или на карту? Сталкивались ли вы со сложностями в оформлении выдачи? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!