Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку

05.11.2018 Выкл. Автор admin

Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку

Вопрос: В трудовой книжке сотрудника сделана неправильная запись об увольнении (указана неверная статья). После увольнения сотрудник был принят на работу в другую организацию, о чем сделана запись в трудовой книжке. Поскольку в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе» не было свободного места, новый работодатель приобрел вкладыш. Как правильно внести исправления в трудовую книжку?

Учет и хранение трудовых книжек

Порядок заполнения трудовых книжек

Порядок исправления записей в трудовой книжке

Дубликат трудовой книжки

Выдача трудовой книжки

Ответ от 23.01.2017 :

Порядок внесения изменений в трудовую книжку регулируется:

  • Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила);
  • Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция).

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка (п. 38 Правил). В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе, об увольнении, о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей (п. 30 Правил).

В п. 1.2 Инструкции указан порядок внесения изменений в трудовую книжку. При изменении формулировки причины увольнения делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)».

Порядок признания записи недействительной следующий:

  • в графе 1 ставится порядковый номер, следующий за номером последней записи;
  • в графе 2 указывается текущая дата (дата внесения исправления);
  • в графе 3 указывается: «Запись №__ недействительна». На следующей строке в графе 3 (без указания номера записи и даты) производится правильная запись;
  • в графе 4 указывается номер приказа, на основании которого внесена исправляемая запись в трудовую книжку (номер такого приказа следует указывать в той же строке, в которой стоит номер и дата записи «Запись №__ недействительна»).

Таким образом, исправление необходимо внести, даже если в трудовой книжке (вкладыше) уже есть запись о приеме на новую работу.

Исправление вносится текущей датой. Если на новом месте работы уже оформлен вкладыш в трудовую книжку, исправления следует вносить в него.

Отметим, что такое исправление может внести ваша организация (бывший работодатель), а также работодатель по новому месту работы.

Для этого вам следует оформить официальное письмо на имя нового работодателя с просьбой внести в трудовую книжку (вкладыш) работника соответствующие исправления (п. 27 Правил).

Как задать вопрос

Исправления в трудовой книжке

В нормативно-законодательной базе не прописан четкий порядок, как фиксировать изменения в трудовой книжке. Необходимость исправления в трудовой книжке возникает чаще всего в связи с изменением паспортных данных, но может касаться и записей о переименовании организации, оформления совместительства, внесения дополнительных сведений о полученном образовании и пр. Исправления в трудовой книжке бывших военнослужащих – еще один часто задаваемый вопрос, на который вы сможете найти ответ в данной рубрике. Подробно рассматриваются такие темы, как:

Исправления в трудовой книжке необходимо делать так, чтобы впоследствии сотрудники Пенсионного фонда не сочли ее недействительной. На сайте вы сможете ознакомиться с материалами онлайн-семинаров по данной тематике, а также с самыми популярными статьями, в которых рассматриваются вопросы о том, как вносятся изменения в трудовой книжке:

Доступ ко всем материалам сайта вы можете получить, оформив подписку на журнал «Кадровое дело».

Исправления в трудовой книжке

Нормативная база

Существуют два нормативных документа, регулирующих порядок внесения изменений в трудовые книжки. Это Правила, утвержденные Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225, и Инструкция, утвержденная Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

В Правилах порядок внесения исправлений в трудовую книжку выделен отдельным третьим разделом. В инструкции этому посвящен первый раздел.

Неправильное первичное заполнение

Случается, что при первичном оформлении трудовой или вкладыша в нее допускается ошибка в фамилии, имени, отчестве или в иных персональных данных владельца трудовой.

Если необходимо исправление в трудовой книжке (образец 2018) в имени, придется брать новый бланк книжки и вносить в него правильные данные. При этом, согласно пункту 48 Правил, в случае неверного заполнения трудовой или вкладыша в нее, а так же при порче не по вине работника, стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Если при оформлении вкладыша произошла ошибка первичного заполнения, когда в трудовую уже вписаны серия и номер вкладыша, сам вкладыш подлежит замене, а сведения в трудовой книжке надо исправить: на внутренней стороне обложки под штампом «Выдан вкладыш» необходимо написать, что запись о выдаче вкладыша за таким-то номером не действительна. Ставится дата, подпись, расшифровка и печать. Далее вносим сведения с корректными реквизитами вкладыша.

Внесение изменений в персональные данные владельца книжки

Если требуется внести исправления о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии или специальности работника, это делается только на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Никакие исправления по просьбе или по причине, что кто-то где-то что-то слышал, категорически не допускаются (пункт 26 Правил).

Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они исправлены (пункт 29 Правил).

Эти изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения, и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (пункт 2.3. Инструкции)

Внесение изменений на титульном листе трудовой о получении нового образования, профессии, специальности выполняется путем дополнения к имеющимся сведениям или правками необходимых сведений в соответствующих строках (пункт 2.4. Инструкции)

Образец исправления титульного листа

Исправления в разделах о работе и награждениях

В отличие от титульной страницы, в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается (пункт 30 Правил, пункт 1.2. Инструкции).

Все изменения делаются через признание записей недействительными и внесение новых и правильных сведений (пункт 30 Правил).

Например, если меняются данные о приеме на работу, в соответствующем разделе после последней записи указывается следующий порядковый номер и дата внесения изменения. В третью графу вписывается: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого делается верная запись.

В четвертую графу вносятся правильные реквизиты приказа или иного документа, оформившего решение работодателя, сведения из которого некорректно внесли в книжку (пункт 1.2. Инструкции).

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, например: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе».

При изменении формулировки причины увольнения вписывается, что «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)».

В четвертой графе делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения (пункт 1.2. Инструкции).

В любом случае, где бы вы ни допустили ошибку, в том числе в датах, порядковых номерах и т.д., никаких зачеркиваний не допускается, все изменения вносятся новыми записями.

Порядок внесения изменений и исправлений в трудовую книжку

Изменения вносятся, если в книжке была обнаружена неточная или неправильная запись, устарели анкетные данные работника, сведения о его образовании, профессии или специальности.

В случае необходимости внесения исправлений или изменений конкретной записи трудовой книжки требуется осуществить следующий порядок действий после соответствующей последней записи в разделе ( Сведения о работе , Сведения о награждениях ):

  • в графе №1 ставится порядковый номер записи;
  • в графе №2 указывается дата внесения изменений;
  • в графе №3 делается запись о неточности или неправильности предыдущей записи (например, Запись за № 6 недействительна );

После этого необходимо произвести правильную запись. В графе №4 указывается наименование документа, на основании которого вносится правильный вариант запись (приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер).

В том же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом. Осуществляется новая запись о восстановлении на прежней работе, например, Запись за №6 недействительна, восстановлен на прежней работе . Осуществляется новая запись об изменении формулировки причины увольнения, например, Запись за № 7 недействительна, уволен (указывается новая формулировка) . В графе №4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

По письменному заявлению работника может быть выдан дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

Пример

Если за время работы сотрудника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе №3 раздела Сведения о работе трудовой книжки делается соответствующая запись.

Пример

Приказ № 01-0 от 30.01.2009 г.

Пример

Сотрудник уволился из организации и обнаружил спустя время ошибку в трудовой книжке, допущенную по старому месту работы. Как внести исправления и кто уполномочен их сделать?

В случае, если сотрудник уволился со старого места работы и обнаружил неверную запись, исправить ее может:

  • бывший работодатель;
  • новый работодатель на основании соответствующих документов, представленных прежним работодателем.

Порядок исправления неверной записи в трудовой книжке сотрудника, обнаруженной после его увольнения, следующий:

  1. В трудовой книжке создается новый блок. В виде заголовка указывается наименование организации.
  2. Указывается порядковый номер, следующий за номером записи об увольнении, и вносится дата заполнения.
  3. Вносятся необходимые изменения.
  4. Закрывается блок печатью, подписью сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, и подписью владельца книжки, как при увольнении.

Пример

Какой порядок установлен для исправления грамматических ошибок, допущенных в названии организации в трудовой книжке?

Конкретных рекомендаций законодательство для решения данной задачи не дает. Усложняется ситуация тем, что записи о наименовании организации не нумеруются, следовательно, применить порядок исправления неточных записей нельзя.

Рационально будет внести изменения в форме примечания, после последней записи в разделе Сведения о работе без указания порядкового номера и основания внесения записи следует сделать примечание о том, что в наименовании организации допущена ошибка, и указать правильный вариант.

Пример

Порядок внесения изменений в записи титульного листа трудовой книжки

Внесение изменений и исправлений в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов (со ссылкой на их номер и дату).

Указанные изменения вносятся на титульный лист трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Изменение, дополнение на титульном листе трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т.п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.

Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации.

Пример

Слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия Электрогазосварщик с присвоением 3 разряда.

Изменения и исправления в трудовой книжке

Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225) (с изм. от 06.02.2004) (далее — Правила) определен порядок внесения изменений в трудовые книжки, согласно которому зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается (абз. 1 п. 30 Правил).

Изменение записей осуществляется путем признания их недействительными и внесения правильных записей (абз. 2 п. 30 Правил).

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным (абз. 3 п. 30 Правил).

В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится (п. 27 Правил):

– по месту работы, где была внесена соответствующая запись;

– либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником. В случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа (п. 28 Правил). Документом, подтверждающим ликвидацию организации, является выписка из Единого государственного реестра юридических лиц. В настоящее время этот реестр ведется налоговыми органами.

Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке (п. 29 Правил). Это могут быть личные карточки, табели учета рабочего времени, расчетно-платежные ведомости и т.п.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также массовой утрате трудовых книжек при форс-мажорных обстоятельствах (абз. 2 п. 29 Правил).

Форс-мажорные обстоятельства, их еще называют непреодолимой силой, — обстоятельства, характеризующиеся своей чрезвычайностью и непредотвратимостью.

К ним относятся:

– природные явления, имеющие стихийный характер (пожары, наводнения, землетрясения и т.д.);

– экстремальные ситуации общественной жизни: военные действия, массовые заболевания (эпидемии), забастовки и т.д.;

В случае массовой утраты работодателем трудовых книжек в результате таких чрезвычайных обстоятельств записи в трудовой книжке работника восстанавливаются на основе свидетельских показаний. В этом случае трудовой стаж работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. На основании акта комиссии работодателем выдается работнику дубликат трудовой книжки. В случае если работник не согласен с решением комиссии, он может обратиться в суд. В суде также можно в качестве доказательств приводить свидетельские показания.

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается (п. 30 Правил, абз. 1 п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 (далее — Инструкция)).

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись (абз. 2 п. 1.2 Инструкции).

Запись может быть оформлена следующим образом: