Папка для приказов о приеме увольнении

06.05.2018 Выкл. Автор admin

Нумерация приказов по кадрам и их хранение

Здравствуйте! Пытаюсь разобраться в таком вопросе, как же все-таки правильно нумеровать приказы. Только открылось ИП и хотелось бы разобраться.

На вашем форуме увидела пример нумерации приказов с индексами (привожу ниже):

1. приказы о приеме работника на работу – П (прием);
2. приказы о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником – У (увольнение);
3. приказы о переводе работника на другую работу – ПР (перевод работника);
4. приказы о предоставлении отпуска работнику – О (отпуск);
5. приказы о нарушении трудовой и производственной дисциплины – Н;
6. остальные приказы – К (кадры)
7. приказы по основной деятельности — ОД

Мне показалось это удобным, так как 1С формирует приказы на прием, увольнение, перевод отдельной нумерацией. Скажите, допустимо ли такая индексация, если утвердить ее приказом?

И хотелось бы уточнить такой момент: в течении года я приказы храню в отдельных папках Кадровые и по Основной деятельности.
И насколько я поняла, что кадровые должны быть разложены все вместе (и на прием, и на увольнение и т.д.) в хронологическом порядке. Еще насколько я поняла, приказы по отпускам лучше подшивать отдельно, потому что срок хранения их — 5 лет.По окончании года кадровые подшиваются отдельно, а по основной деятельности тоже отдельно?

Помогите, пожалуйста, разобраться с данной темой.

Приказ по личному составу

Издавать их может только руководитель или ответственное лицо, наделённое этими полномочиями. Все подобные распоряжения проходят процедуру регистрации в книге учёта, после чего им присваивается порядковый номер.

В работе может потребоваться достать быстро какой-либо документ, в том числе о приеме, переводу или увольнению конкретного сотрудника, в связи с чем целесообразно регистрировать и хранить приказы по кадровым процедурам в отдельных номенклатурных папках.

Для чего нужна книга регистрации по личному составу

Книга регистрации позволяет систематизировать документы, обеспечивает их надёжное хранение и безопасность. Подменить, уничтожить или похитить страницы из книги регистрации по личному составу практически невозможно. В целях безопасности ещё до заполнения она переплетается специальной шнуровкой (к ней крепится бланк с указанием точного количества страниц, подписью руководителя, печатью компании), а все страницы строго нумеруются.

Требования к приказам по личному составу

«Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утверждена приказом Росархива № 68 от 27 ноября 2000 г.) содержит требования к оформлению и перечню необходимых реквизитов, которые в приказах по личному составу должны быть указаны в обязательном порядке.

Так, формат бланка должен быть А4, шрифт: №13. Текст следует выровнять по левой стороне, соблюдая полуторный интервал слева, красная строка должна содержать отступ – 1,25 см.

Должно быть указано:

  • Наименование организации.
  • Слово «Приказ».
  • Дата (прописывается как цифрами, так и словами) и номер (№ и порядковый номер).
  • Чётко сформулированный заголовок без точки.
  • В первой (констатирующей) части коротко излагаются причина, цели и задачи издания распоряжения. После чего следует вторая часть текста, начинающаяся со слова «Приказываю».
  • Вторая часть (распорядительная) раскрывает первую. В ней содержатся указания, исполнитель и сроки исполнения.
  • Должности визирующих, их подписи с расшифровками, даты.
  • Подпись сотрудника, ознакомившегося с документом.
  • Отметка об исполнении и направлении его в дело.

Для наиболее удобной работы все предписания по кадровому составу распределяют в зависимости от года их принятия, соблюдая хронологию, и хранят отдельно от других документов.

Как правильно сделать нумерацию?

В России законодательно не закреплены правила нумерации приказов. Организации вправе сами решать, как её следует оформлять. Так, например, многие крупные компании разделяют их в зависимости от разновидности (увольнение, перевод, отпуск и т.д.), присваивая им индексы, состоящие не только из цифр, но и из букв (например, «у» обозначает увольнение).

В какую папку подшивать приказы о приеме на работу и увольнении ген. директора и главбуха (по л/с или в приказы по общей деятельности)?

Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам — при общении не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д. Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам >>

Уважаемые коллеги, в данном чате вы можете в режиме онлайн обсуждать кадровые вопросы. Пожалуйста, будьте взаимовежливы

А вы уже запаслись журналами учета на 2019 год?

где хранятся оригиналы приказа о приеме на работу , об увольнении , на отпуск

Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам — при общении не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д. Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам >>

Уважаемые коллеги, в данном чате вы можете в режиме онлайн обсуждать кадровые вопросы. Пожалуйста, будьте взаимовежливы

А вы уже запаслись журналами учета на 2019 год?

Приказ о приеме на работу

Приказ должен быть подготовлен, подписан и доведен до сведения работника под роспись в течение трех дней с даты, когда он приступил к выполнению своих обязанностей. Фактически, оформление этого документа представляет собой перенос сведений из трудового договора в поля унифицированной формы Т-1.

Как оформить приказ

Шаг 1. Заполняем шапку

Вносим наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

Шаг 2. Вносим персональные данные работника

Записываем ФИО работника в родительном падеже, а также иные сведения (наименование подразделения, должности, условия и характер работы, оклад, длительность испытания и др). Все сведения записываются исключительно в формулировках, которые указаны в трудовом договоре.

Шаг 3. Присваиваем номер и подписываем у руководителя

В каждой организации своя система регистрации документов, кто-то автоматически регистрирует в электронных программах, кто-то регистрирует на бумажных носителях руками. Вне зависимости от способа регистрации мы рекомендуем придерживаться правила:

  • реквизиты приказов о приеме на работу и реквизиты трудовых договоров должны быть одинаковыми, это позволит избежать путаницы и лишней бюрократии. Кроме того, это не противоречит действующему законодательству.
  • после присвоения необходимых реквизитов, подписываем у руководителя организации.

Шаг 4. Знакомим работника

Работник должен быть ознакомлен с документом о начале своей трудовой деятельности у данного работодателя в течение первых трех календарных дней. То есть, если он приступил к выполнению своих должностных обязанностей в пятницу и следующие два дня у него выходные, знакомить надо в пятницу.

Шаг 5. Подшиваем и регистрируем

Оригинал с отметкой работника об ознакомлении подшиваем в номенклатурную папку. Сведения о реквизитах документа вносим в журнал учета приказов о приеме на работу.

Приказ не относится к документам кадрового делопроизводства, в которых необходим оттиск печати работодателя. Печать потребуется, если придется заверять его копию. Кроме того, в унифицированной форме Т-1 не предусмотрено место для оттиска печати.

Регистрация приказа о приеме на работу в журнале

Работодатель обязан организовать учет данных документов. С этой целью работодатель своим локальным нормативным актом может назначить ответственного сотрудника за ведение этого журнала. Это могут быть:

  • кадровик;
  • бухгалтер;
  • офис-менеджер
  • любое иное лицо по усмотрению работодателя, но как правило из числа отвечающих за документальное оформление приема и увольнение работников.

Форма журнала должна предусматривать наличие обаятельных полей:

  • Дата издания нормативного акта;
  • Его номер;
  • Дату регистрации.

В качестве журнала иногда используют опись, которую можно расположить в номенклатурной папке хранения нормативных актов о приеме сотрудников, при этом наличие полей, указанных выше обязательно.

С началом нового календарного года нумерацию в журнале необходимо начинать заново, при этом имеющиеся сведения удалять нельзя, они подлежат хранению в течение 75 лет согласно подпункту б) пункта 258 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Сколько хранится приказ о приеме на работу

Приказ о приеме на работу должен храниться 75 лет, основанием для этого является пункт 19 Перечня архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Примеры приказов

Приказ о временной работе

При приеме на временную работу в приказе необходимо заполнить поле, в котором указывается окончание срока трудового договора, а также указать, в строке “условия приема на работу”, что данная трудовая деятельность является для работника временной

Приказ о приеме на работу индивидуального предпринимателя

От обычного приказа отличается отсутствием кода по ОКПО, наименования структурного подразделения и данная работа, как правило, носит временный характер.

Приказ о приеме на работу с испытательным сроком

Отсутствие или наличие испытания указывается в трудовом договоре по соглашению сторон. Информация об испытательном сроке обязательно указывается в приказе о приеме на работу.

Приказ о приеме на работу на 0,5 ставки

Такое трудоустройство возможно при внутреннем или внешнем совместительстве, при этом размер 0,5 ставки в самом приказе не указывается, обозначается только размер оклада, максимальный предел которого не может превышать половину от соответствующей ставки по штатному расписанию.

Приказ о приеме на работу совместителя

В принципе ничем не отличается от предыдущего примера. В качестве варианта можно рассмотреть пример замещения временного отсутствующего сотрудника (в отпуске по уходу за ребенком). В таком случае поле окончания трудовой деятельности не заполняется, потому что основной сотрудник может выйти в любое время.

Приказ о приеме на работу осужденного

При приеме на работу осужденного дополнительно к основному пакету документов предоставляется предписание о явке на работу, которое выдается уголовно-исполнительной инспекцией. При этом срочный трудовой договор с осужденным заключать нельзя (отсутствуют основания в ТК РФ).

Приказ о приеме на работу водителя

Как правило, принимаются в гараж или автотранспортные подразделения.

Приказ о приеме на работу переводом

Если работник переводится от одного юридического лица к другому, приказ о приеме на работу будет по форме Т-1 (у прежнего работодателя будет издан документ об увольнении, у нового о приеме).

Если перевод внутренний, издается приказ по форме Т-5.

Приказ о приеме на работу директора

При трудоустройстве сотрудников, приказ об их приеме подписывает работодатель. При приеме на работу генерального директора приказ подписывает председатель собрания собственников компании, даже в том случае, если директор выбирается из числа собственников.

Если генеральный директор единственный собственник, он сам подписывает себе приказ о приеме на работу, но как единственный учредитель данной компании.

Приказ о приеме на работу несовершеннолетнего

Нюансом данного приказа может являться обстоятельство, что в случае трудоустройства несовершеннолетнего в возрасте до 14 лет, знакомить с приказом о приеме на работу надо не самого работника, а одного из его родителей. При трудоустройстве несовершеннолетних в возрасте от 14 лет, документы они подписывают сами.

Приказ о приеме на работу бухгалтера

Стандартный документ о приеме в штат по форме Т-1.

Приказ о приеме на работу по производственной практике

Производственная практика может быть оформлена гражданско-правовым или трудовым договором . Во втором случае студента принимается на вакантную должность.

Приказ о приеме на работу иностранного гражданина

Иностранные граждане при трудоустройстве должны предоставить дополнительные документы и сведения по сравнению с гражданами Российской Федерации, кроме того, работодатель должен уведомлять ФМС России о приеме иностранных граждан. Однако бланк приказа о приеме на работу иностранного гражданина ничем не отличается от бланка документа о приеме на работу гражданина РФ.

Выписка из приказа о приеме на работу

Выписка предоставляется по запросу и содержит в себе запрашиваемую информацию. Делается выписка в целях охраны персональных и конфиденциальных данных работников и работодателя. Также выписка может предоставляться в связи со значительным объемом запрашиваемого документа.

Как нумеровать и хранить приказы о приеме, увольнении, переводе, отпусках?

Здравствуйте!
Я кадровик-новичок , устроилась в компанию, в которой с 2013г. шла сплошная нумерация приказов:
1-лс-п — прием
1-лс-у — увольнение
1-лс-пер — перевод
1-лс-о — отпуска без сохранения ЗП и основные
далее нумерация идет не до конца года, а по сей день.
Организация маленькая.

Как теперь хранить эти приказы? Журнал приказов не заполнен вообще Нужно привести все в порядок.

1. Я так понимаю, что хранить эти приказы можно в одной папке (правда, как быть с приказами на отпуска — не понятно).
2. Журнал учета приказов с такой нумерацией должен быть один или на каждый вид приказов отдельно?

Цитата (Юлия-Сергеевна): Я кадровик-новичок , устроилась в компанию, в которой с 2013г. шла сплошная нумерация приказов:
1-лс-п — прием
1-лс-у — увольнение
1-лс-пер — перевод
1-лс-о — отпуска без сохранения ЗП и основные
далее нумерация идет не до конца года, а по сей день.
Организация маленькая.

Как теперь хранить эти приказы? Журнал приказов не заполнен вообще Нужно привести все в порядок.

1. Я так понимаю, что хранить эти приказы можно в одной папке (правда, как быть с приказами на отпуска — не понятно).
2. Журнал учета приказов с такой нумерацией должен быть один или на каждый вид приказов отдельно?

Эти приказы необходимо разделить, поскольку у них разные сроки хранения — у отпусков одни сроки, у приказов на прием (например), другие. Соответственно, храниться в одной папке они просто не могут.
Поэтому, этот год «закройте» так как у Вас есть ,а с нового года начните правильное ведение документации.

Что касается частоты оформления журналов, то я веду эти журналы ежегодно новые. Т.е. закончился календарный год, я закрываю журнал. Веду по календарным годам — так проще разобраться и найти нужное в тот или иной момент.
К тому же, проверки обычно плановые проверяют все за 3 года (текущий и 2 предыдущих), поэтому, зачем, например, проверяющему показывать журнал за «мохнатые» года, чтобы у него возникли какие-то вопросы? ЛУЧШЕ их вести ежегодно — пусть они будут тоненькие, но за календарный год разные.

Вот я и думаю, как теперь отделить отпуска без сохранения ЗП от основных отпусков, если у них нумерация одна.

И это нормально, что в одном журнале были записи:
1-лс-п
2-лс-п
1-лс-у
3лс-п
1-лс-о .

То, что хранить можно в одной папке — согласна, а вот журнал один — не понятно. Как Вы его будете вести и сохранять нумерацию, извините, если у Вас прием отдельная нумерация, перевод — отдельная, увольнение — отдельная.
Т.е. 1-лс-п — прием, 1-лс-у — увольнение.
Вот Вы приняли на работу 3 человек, потом одного уволили, потом перевели 15. Нумеровать-то Вы их как будете в журнале?
1. 1-лс-п — Иванов
2. 2-лс-п — Петров
3. 3 -лс-п — Сидоров
4. 1-лс — у — Дворников и т.п. Это не удобно для ведения в одном журнале.
Если уж Вы прием нумеруете отдельно, перевод нумеруете отдельно, увольнение нумеруете отдельно, а не сплошной нумерацией, то и журналы ЛУЧШЕ разделить. иначе Вы запутаетесь. Так будет удобнее.

С нового года — да, согласна. А этот календарный год лучше оставить как есть.

На мой взгляд это не очень хороший совет. Объясню почему.
Вы предлагаете все просто разложить и переписать. А Вы готовы отвечать за то, что делали не Вы, извините? Вы приняты на работу в этом году, соответственно, отвечать должны за себя. А может быть там половины приказов нет (в этой папке, или они не соответствуют действительности). Вы как будете это переписывать в «новый» журнал, извините.
Журнал регистрации — это когда тот или иной документ регистрируется — ему присваивается номер, он подписан и т.п. Соответственно, сделан документ — зарегистрирован, сделан второй — зарегистрирован и регистрирует этот документ кадровик.
Простите, как Вы будете регистрировать тот документ, который Вы НЕ делали? Есть журнал за 13 год с почерком того человека, кто его делал, кто его регистрировал, вот он пусть и будет. Не нужно ничего переписывать и подделывать. Это называется не очень красивым словом (не примите за грубость).

Я бы рекомендовала автору вопроса этот год закрыть в таком виде, в котором он есть (в конце концов, это не преступление, а всего лишь нарушается срок хранения). Да и Бог с этой нумерацией. тут все приказы хранились в «кучку» с разными сроками хранения, ну и что теперь делать? Пусть отпуска тоже хранятся 75 лет (если уж они нумеруются сплошной нумерацией с приказами о приеме, например). Ничего страшного в этом нет. У Вас же есть эти приказы все, верно? Есть. Вы же их не выкинули, не выкинули. Пусть в одной папке и будут.
А вот следующий календарный год начните с «чистого» листа. Разберите все по папкам, заведите журналы и ведите правильно.