Отдельная нумерация счетов фактур на аванс

06.03.2018 Выкл. Автор admin

Содержание:

Как правильно произвести нумерацию счетов-фактур

Нумерация по счетам-фактурам в течение нескольких лет приводит к тому, что цифры на бумагах становятся все больше и больше. Это не очень удобно при ведении учета, так как приходится оперировать объемными номерами. По этой причине некоторые предприятия, как правило, крупные, начинают нумерацию с единицы каждый месяц, год или квартал. Однако согласно Письму Минфина России от 16.10.2012 N 03-07-11/427 политика организации в этой сфере имеет некоторые нюансы. В том же документе не было разъяснено, как именно вести нумерацию. По этой причине данная операция до сих пор вызывает массу вопросов.

Законодательная база

Стандартные реквизиты счетов-фактур по отгрузке, авансам и корректировке изложены в пунктах 5, 5.1 и 5.2 НК РФ. Порядковый номер также считается реквизитом. Однако в законе нет порядка нумерации. Особенности этой операции прописаны в Постановлении РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. В частности, отсылка к этому нормативному акту содержится в пункте 8 статьи 169 НК РФ.

Порядок нумерации не редактируется уже много лет. Одни из последних новшеств были внесены в 2014 году: в постановлении был указан разделительный символ, который используется при составлении документации. Данный закон касается следующих структур:

  • Обособленных подразделений.
  • Доверительных менеджеров.
  • Лиц, участвующих в товариществе.

В частности, для разделения нужно использовать знак «/».

Правила нумерации

Главное правило нумерации – присвоение цифр в хронологическом порядке: номера указываются по мере выставления. Возобновлять нумерацию разрешается. Это неизбежно, если компания работает долгое время. Обязательно нужно отразить периоды возобновления в учетной политике компании. Период может быть следующим:

Однако постановление правительства ограничивает возобновление нумерации: ежедневно начинать ее сначала нельзя. Это будет считаться нарушением.

Периодичность обновления зависит от документооборота конкретного предприятия. Чем больше бумаг заполняется, тем чаще происходит возобновление номеров.

Разновидности номеров счетов-фактур

Номера могут состоять как из цифр, так и букв. Буквенные обозначения обязательно должны быть при документообороте в следующих структурах:

  • Обособленные подразделения. После номера нужно указать индекс в цифрах. Значения разделяются слешем (/). Индекс определяется компанией и прописывается по конкретному договору.
  • Люди, состоящие в товариществе, или доверительные менеджеры. Индекс через слеш должен быть указан и в этом случае.

Соблюдение правил важно не только для исполнения нормативных актов. Правильная нумерация обеспечивает упорядоченный документооборот, предупреждает путаницу.

Особенности проставления буквенных значений

Некоторые из предприятий нумеруют документы авансового и корректировочного типа при помощи разных буквенных обозначений и цифр. К примеру, авансовым счетам-фактурам присваивается буква А, корректировочным – В. Данная мера позволяет быстро отыскать нужные документы. Однако рассматриваемый метод использовать не рекомендуется, так как разрешений на это в законе нет.

Существует риск того, что покупатель, обнаружив буквенное обозначение, потребует исправление бумаг. Мотивация лица – предупреждение возникновения проблем при налоговой проверке.

ВНИМАНИЕ! Существует компромиссный метод. Можно присваивать счету-фактуре одновременно и официальный, и вспомогательный номер. Данная мера нарушением считаться не будет. Указывать вспомогательный номер можно не только в бухгалтерской программе, но и в самом документе. Однако дополнительное значение не нужно упоминать в графе «Номер». Оно указывается после всех реквизитов в графе «Справочно». Разрешение на использование дополнительных номеров дано в письмах Минфина.

Разрешено ли раздельно ставить номера на разные счета-фактуры?

Позволительно ли ставить номера в авансовых или корректировочных счетах-фактурах отдельно? Необходимость единой хронологии установлена Постановлением РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. До этого года такой нормы не существовало, а потому бухгалтеры зачастую проставляли различную нумерацию на счетах-фактурах по отгрузкам и предоплате. Такой порядок считался наиболее простым, однако сейчас он запрещен. В обратном случае могут выявиться нарушения при проверке.

Отдельная нумерация однозначно запрещена также Письмом Минфина России от 16.10.2012 N 03-07-11/427. Если требуется выделить счета-фактуры по авансу, можно воспользоваться буквенным значением. Буквы должны соответствовать единой хронологии, к примеру, это могут быть значения «А», «АВ».

Существуют также отдельные нормы заполнения корректировочных СФ. Они обязательно должны быть указаны в хронологическом порядке.

Наказание за неправильную нумерацию

При присвоении номеров счетам-фактурам довольно часто возникают ошибки. Наиболее распространенные из них:

  • Пропуск номеров.
  • Игнорирование необходимости хронологии.
  • Присвоение одного и тоже же номера одному и тому же документу.

Последняя ошибка встречается довольно редко, так как большинство бухгалтеров пользуются специальными программами. ПО предупреждает раздвоение.

Нарушение порядка нумерации – самый сложный случай. Для исправления нарушения придется потратить немало времени и сил. Ошибка в хронологии одного номера приводит к тому, что «ползут» и другие цифры. Получается, что в счетах-фактурах, уже переданных покупателю, указаны неверные номера.

Нужно ли исправлять нумерацию? Данная мера имеет смысл, если ошибка допущена в последнем номере документа, который пока не передан покупателю. Если же ошибка касается позднего номера, исправлять ее необязательно. Никаких наказаний продавец за данное нарушение не несет.

ВНИМАНИЕ! В статье 120 НК РФ указано, что отсутствие счетов-фактур по выполненным операциям влечет за собой штраф. Эти наказания не касаются неправильных номеров. Однако правильная нумерация важна в любом случае. На это обращается внимание при проверках.

Как отражается неправильная нумерация на покупателе?

В большинстве случаев неправильная нумерация не оказывает никакого влияния на покупателя. Ошибки не мешают:

  • идентификации сторон договора;
  • названию ТРУ, их стоимости;
  • ставке и совокупности НДС.

То есть покупатель не получит отказ в вычете, о чем говорится в пункте 2 статьи 169 НК РФ. Если контролер предъявит свои претензии, их можно оспорить, о чем свидетельствует судебная практика. Исходя из судебных решений, можно сделать вывод о том, что даже полное отсутствие нумерации не может являться основанием для вычета НДС.

Регистрация счет-фактуры на аванс 1С:Бухгалтерия 8.3 ред. 3.0

Версия конфигурации: 3.0

Дата публикации: 16.01.2017

При поступлении авансов вы обязаны выставить счета-фактуры на авансы, для того что бы покупатель имел право принять к учету НДС по приобретенным товарам, материалам или услугам. В программе 1С:Бухгалтерия 3.0 счета-фактуры на аванс можно выписывать списком с автоматическим подбором авансовых платежей от клиентов.

Рассмотрим 2 документа приходный кассовый ордер и безналичную оплату.

Итак, теперь перейдем в раздел Банк и Касса — Счета-фактуры на аванс и зарегистрируем счета-фактуры.

Первое что мы заполним это Период, тут указываем период за который программа будет обрабатывать документы. Наша Организация от лица которой будем выставлять счета-фактуры на аванс. И смотрим Нумерация счетов-фактур, очень удобно использовать Отдельную нумерацию счетов-фактур на аванс с префиксом «А», но так же можно вести Единую нумерацию всех выданных счетов-фактур. Теперь мы нажимаем кнопку Заполнить. Если все данные верны нажимаем Выполнить.

Порядок регистрации счетов-фактур в 1С:Бухгалтерия.

Правильная регистрация документов по учету НДС (счетов-фактур) позволит без труда проводить закрытие месяца, подсчет налогов и формированию отчетности.

Возможна ли обособленная нумерация авансовых счетов-фактур

Благодарим главного бухгалтера ООО «Что делать Заполярье» Елену Геннадьевну Ромадину, г. Мурманск, за предложенную тему статьи.

У многих бухгалтерская программа настроена так, что для счетов-фактур на аванс предусмотрена своя, обособленная, нумерация. К примеру, от одной даты выписаны: счет-фактура № 145, счет-фактура № 146, а следом — авансовый счет-фактура № 38/А. То есть, по мнению компании — разработчика программы, в Постановлении Правительства № 1137 нет требования о том, чтобы авансовые счета-фактуры нумеровались «в общей очереди» вместе с обычными и корректировочным и Постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137 (далее — Постановление № 1137) . Бухгалтеры в недоумении: правильно ли это?

Как надо нумеровать авансовые счета-фактуры

Нумерация счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур должна быть единая. Это прямо закреплено в Постановлении № 1137 подп. «а» п. 1 разд. II приложения № 2 к Постановлению № 1137 .

То, что в бухгалтерской среде именуется авансовым счетом-фактурой, есть не что иное, как обычный счет-фактура, только заполненный в связи с поступлением предоплаты от покупателя. Постановлением № 1137 предусмотрены определенные особенности его заполнени я Правила заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением № 1137 . Однако нумеровать такие счета-фактуры надо в общем порядке — здесь никаких особенностей нет. Получается, что для счетов-фактур, выставляемых продавцом при получении предоплаты, нельзя вести отдельную нумерацию.

Если считать, что авансовый счет-фактура и счет-фактура на отгрузку — это разные документы, то получится, что у нас вообще нет ни утвержденной формы для авансового счета-фактуры, ни правил его заполнения, ни правил его регистрации где бы то ни было. Что, согласитесь, неправдоподобно.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Постановлением № 1137 закреплен хронологический порядок присвоения номеров счетам-фактурам (в том числе корректировочным счетам-фактурам ) подп. «а» п. 1 разд. II приложения № 2 к Постановлению № 1137 . По моему мнению, он предусматривает хронологию по дате их составления и/или выставления в порядке возрастания номеров. Таким образом, и счета-фактуры, выставляемые продавцом покупателю при получении от него предоплаты (авансовые счета-фактуры), должны нумероваться в рамках общей нумерации. Постановлением № 1137 их отдельная нумерация не предусмотрен а ” .

В случае, если вам необходимо отделить авансовые счета-фактуры от отгрузочных и корректировочных, для удобства после номера можно проставлять буквенные обозначения, например «А». Таким образом, номер счета-фактуры будет составным (из цифр и буквы). Цифровая часть номера определяется в рамках единой хронологии, а буквенная лишь показывает особенность операции. Буквенную часть номера можно рассматривать как дополнительный реквизит счета-фактуры. Против таких реквизитов не возражают ни ФНС, ни Минфи н Письма Минфина от 09.02.2012 № 03-07-15/17; ФНС от 26.01.2012 № ЕД-4-3/1193 .

К примеру, номер счета-фактуры на отгруженные товары — 76, следом за ним выписан счет-фактура на аванс с номером 77/А. Против такой нумерации специалисты Минфина ничего не имеют против.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ По моему мнению, порядковые номера, присваиваемые счетам-фактурам и корректировочным счетам-фактурам в хронологическом порядке, могут быть составлены из цифр и букв. Главное, чтобы числовая часть номера присваивалась последовательно — в рамках хронологического порядк а ” .

ВИХЛЯЕВА Елена Николаевна
Минфин России

Что будет за неправильную нумерацию счетов-фактур

Цель единой нумерации, заложенной в Постановлении № 1137, довольно очевидна. Это борьба с теми, кто любит задним числом выписывать первичные документы. Наведение порядка в номерах счетов-фактур должно облегчить инспекторам проверку.

Правда, никаких штрафов за неправильную нумерацию счетов-фактур для продавца нет. Это подтвердили специалисты Минфина.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ За присвоение счетам-фактурам и корректировочным счетам-фактурам порядковых номеров не в хронологическом порядке нормами действующего законодательства о налоге на добавленную стоимость ответственности не предусмотрен о ” .

ВИХЛЯЕВА Елена Николаевна
Минфин России

У покупателя тоже не должно быть никаких проблем, даже если выявится, что полученный им счет-фактура пронумерован поставщиком неправильно. Налоговики не имеют права отказать из-за этого в вычет е п. 2 ст. 169 НК РФ .

Если вы хотите, чтобы ваши счета-фактуры были выписаны в полном соответствии с Постановлением № 1137, придется:

  • обратиться к компании — разработчику программы для изменения настроек. Минус этого в том, что с вас могут попросить за такую эксклюзивную услугу дополнительные деньги;
  • исправлять вручную номера счетов-фактур.

Ошибки в нумерации счетов-фактур в 1С: Бухгалтерии: инструкция

Посмотрите видео о том, что делать, если нарушена хронология нумерации счетов-фактур.

  • Нужно ли перенумеровывать документы, как предлагает сделать программа при проведении экспресс-проверки?
  • Как настроить отдельную нумерацию счетов-фактур на авансы и можно ли это делать?
  • Почему при автоматической нумерации в какой-то момент перестают совпадать номера актов/накладных и соответствующих им счетов-фактур?

Нумерация счетов-фактур не по порядку в 2018 году

Статьи по теме

Возможно ли нумерация счетов-фактур не по порядку в 2018 году, этот вопрос очень волнует многие компании, вынужденные выписывать большое число счетов-фактур и иметь дело с трех- четыре- и пятизначными номерами. Мы расскажем, установил ли НК РФ твердые правила в отношении нумерации счетов-фактур, какие уточнения в своих письмах дает Минфин, а также возникнут ли у покупателей проблемы с вычетом НДС, если номер счета-фактуры поставлен не по порядку.

Номер счета-фактуры: что говорит законодательство

Счет-фактура должен иметь порядковый номер, который указывается в строке 1 (пп. 1 п. 5 ст. 169 НК РФ).

В Налоговом кодексе нет каких-то требований к порядку нумерации счетов-фактур. Постановление правительства № 1137 от 26.12.2011 (в редакции от 01.10.2017), к которому эта статья оперирует, процесс нумерации также не объясняет. Поэтому компания разрабатывает его самостоятельно. И утверждает в учетной политике.

Нумерация счетов-фактур не по порядку в 2018 году: правила

Несмотря на то, что в НК РФ не содержится конкретных требований к нумерации счетов-фактур, нумеровать их не по порядку компании все равно не имеют право.

Ст.169 все-таки дает несколько предписаний, относительно нумерации счетов-фактур в 2018 году:

  1. Нумеровать счета-фактуры нужно исключительно в хронологическом порядке по возрастанию номеров (1, 2, 3, 4… и т.д.);
  2. В номере счета-фактуры обязательно ставится знак «/», если реализация товаров (работ, услуг) осуществляется:
  • через обособленное подразделение;
  • счет-фактура на реализацию составляет участник товарищества или доверительный управляющий.

Нумерация счетов-фактур заново

А вот начинать нумерацию счетов-фактур заново можно с любого периода, только не ежедневного, такое пояснение дал Минфин (все уточнения Минфина относительно нумерации счетов-фактур смотрите ниже):

  • с начала года;
  • с начала квартала;
  • с начала месяца.

На практике многие компании придерживаются сквозной нумерации с начала года. Главное, чтобы не появились счета-фактуры с одинаковой датой и номером. В номере могут быть не только цифры, но и буквы и любые другие знаки.

Пример

Номер может быть, например, таким: № 12/2018-у. Из него бухгалтер сразу поймет, что он выставлен в 2018 году на оказанные услуги («у»).

Нумерация счетов-фактур на аванс

Нумеровать счета-фактуры на аванс как-то особенно НК РФ тоже не требует. Но для собственного удобства можно предусмотреть, к примеру, префикс (А, Ав, -А) или другой опознавательный знак. Так компании будет проще вести учет.

Важно! Порядок, в котором счетам-фактурам будут присваиваться номера, каждая компания придумывает сама. Она выбирает тот порядок, который удобен для ее конкретной деятельности. Самое главное, не забыть закрепить все это в учетной политике для целей налогообложения.

Помимо правил, указанных выше, некоторые уточнения, как можно нумеровать счета фактуры, дает в своих письмах Минфин РФ. Давайте посмотрим на указания министерства.

Что говорит Минфин о нумерации счетов-фактур

В своих многочисленных письмах Минфин уточнил, как можно нумеровать счета фактуры в 2018 году. Мы собрали эти разъяснения в удобную таблицу.

Письмо Минфина России

Как можно нумеровать счета-фактуры

Нумерация счетов-фактур на аванс

Не понятно почему Вы так делали?
Получив от покупателя аванс, продавец оформляет на поступившую сумму счет-фактуру в 2 экземплярах. Первый подшиваем к выданным счет-фактурам. Второй передаем покупателю. Выставить счет-фактуру на аванс Вы обязаны, а вот передать экземпляр для покупателя можно по согласованию.

Цитата (Министерство финансов Российской Федерации ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА ПИСЬМО от 15 февраля 2011 года N КЕ-3-3/354): По вопросу о порядке выставления счетов-фактур при получении предварительной оплаты (частичной оплаты) в счет предстоящих поставок товаров
Федеральная налоговая служба, рассмотрев обращение по вопросу о порядке выставления счетов-фактур при получении предварительной оплаты (частичной оплаты) в счет предстоящих поставок товаров, сообщает следующее.

В соответствии с пунктом 1 статьи 167 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) моментом определения налоговой базы в целях исчисления налога на добавленную стоимость является наиболее ранняя из следующих дат:

1) день отгрузки (передачи) товаров (работ, услуг), имущественных прав;

2) день оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав.

Пунктом 14 указанной статьи установлено, что в случае, если моментом определения налоговой базы является день оплаты, частичной оплаты предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг) или день передачи имущественных прав, то на день отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) или на день передачи имущественных прав в счет поступившей ранее оплаты, частичной оплаты также возникает момент определения налоговой базы.

Таким образом, в случае, если ранней датой момента определения налоговой базы для целей исчисления налога на добавленную стоимость является день полученной предоплаты, то налоговая база определяется налогоплательщиком налога на добавленную стоимость дважды.

Согласно пункту 3 статьи 168 Кодекса при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, а также при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав выставляются соответствующие счета-фактуры не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), со дня передачи имущественных прав или со дня получения сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав.

Учитывая изложенное, вне зависимости от того, что в течение пяти календарных дней после получения налогоплательщиком налога на добавленную стоимость предоплаты под предстоящую поставку товаров (работ, услуг), приходящихся на один налоговый период, производится отгрузка товаров (работ, услуг), счета-фактуры оформляются в двух экземплярах как на сумму полученной предоплаты так и при отгрузке товаров (работ, услуг) в счет указанной предоплаты.

Действительный
государственный советник
Российской Федерации 3 класса
Е.В.Козлова

С литером А — Можно. Желательно это условие закрепить в учетной политике организации.

Считаю, что выставлять в конце месяца это нарушение.
Возможны варианты:
1. Регистрировать счета-фактуры всегда при получении аванса.
2. Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные в течение 5 календарных дней. (Риски существуют)
3. Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные до конца месяца. — возможно, только для непрерывных долгосрочных поставок товаров (оказание услуг) в адрес одного и того же покупателя (поставка электроэнергии, нефти, газа, оказание услуг связи и т. п.) счета-фактуры на авансы полученные в счет таких поставок выставляются покупателям не реже одного раза в месяц, не позднее 5-го числа месяца, следующего за истекшим месяцем. При этом сумма предоплаты определяется как разница между полученной в соответствующем месяце оплатой и стоимостью отгруженных в течение этого месяца товаров. (Должно быть оговорено в договоре с покупателем не прерывность и долгосрочность поставок).