Юрист в делопроизводстве

06.07.2018 Выкл. Автор admin

Предмет и задачи делопроизводства, ее роль в деятельности юриста

Главная > Реферат >Промышленность, производство

Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознако­миться с основными профессиональными терминами и опреде­лениями, постоянно встречающимися в работе с документами.

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными доку­ментами.

Первоначально термин появился в устной речи (предполо­жительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» — решать вопрос. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящих­ся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания до­кументов (документирование);

• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систе­матизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документа­ми входит:

• прием и первичная обработка документов;

• их предварительное рассмотрение и распределение;

• контроль исполнения документов;

• систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на тер­мины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.

1. Предмет и задачи делопроизводства, ее роль в деятельности юриста

Основным видом делового текста является документ. Документ (слово латинского происхождения, которое означает «доказательство») — это метод закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах, действий, явлений объективной действительности и разумной деятельности человека. Документ имеет правовое и хозяйственное значение, и может служить письменным доказательством, а также есть источником разнообразных сведений дознавательского характера. Документы дают возможность восстановить факты деятельности учреждения, организации или предприятия, найти в оконченных и сданных в архив делах такие сведения, какие имеют значение для поточной оперативной работы и для истории.

В широком значении этого слова документом можно считать какой—либо материальный объект, что вмещает информацию в зафиксированном виде.

Управленческий документ вмещает информацию, которая возникла и используется в области управления. Таким образом, всякий документ – в первую очередь носит информацию, и это наиважнейшее его свойство, используемое в процессе управления.

Документ — это также своеобразный материал, «сырьё для обработки». Он должен быть доброкачественным: информация должна добываться быстро и продуктивно. Это касается в первую очередь цифровой, плановой и отчетной документации, обработка которой хорошо механизируется, и в значительно меньшей мере — документы организационно-распорядительного характера (где преобладает текст). Плановые и отчетные документы уже сейчас приобретают такие формы, которые позволяют машинную обработку их.

Часть документов (планирование, отчетность, деловая переписка) предназначена для непосредственного восприятия, поэтому они должны быть особо удобными для чтения и по возможности наглядными.

Требование к документам, которые должны быть полноценным источником информации:

1.Документ должен издаваться полноправным органом или лицом в соответствии с его компетенцией.

2. Документ не должен противоречить действующему законодательству и директивным указанием вышестоящих органов.

3. Документ должен быть достоверным и отвечать заданиям конкретного руководства, т.е. основываться на фактах и вмещать конкретные и реальные пропозиции или указания.

4. Документ должен быть составлен в установленной форме.

5. Документ должен быть безукоризненно отредактирован и оформлен.

Делопроизводство — это деятельность, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе выполнения управленческих функций.

Делопроизводство — это важная составная часть работы каждого учреждения, организации, предприятия. В их практической деятельности используются разные системы в делопроизводстве, но для всех них обязательным является ведение административного делопроизводства (его еще называют общим делопроизводством).

В процессе делопроизводства берут участие (большей или меньшей мерой) все работники аппарата управления: одни создают документы, другие обеспечивают их передачу, третьи руководствуются этими документами в своей практической деятельности. Всё, что решается аппаратом управления и внедряется потом в практические дела, оформляется документами.

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) — это научно упорядоченный комплекс основных положений, норм, правил и рекомендаций, которые означают и регламентируют процесс делопроизводства, начиная с момента поступления или изготовления документов и до их сдачи в архив. Государственные стандарты (ГОСТы), которые вошли в состав этой системы, вводятся одновременно с ней.

Созданию ЕГСД предшествовало всестороннему изучению систем делопроизводства в разных коллективах государственного аппарата с целью выявления общих закономерностей в работе с управленческой документацией, а также выявлению возможностей, границ и масштабов системного упорядочения однотипных операций в делопроизводстве.

Характерная особенность этой системы лежит в том, что она базируется на общепринятой передовой теории и практики применения прогрессивных форм и методов работы с документами. Основное задание ЕГСД — способствовать рационализации и унификации документальных процессов в деятельности государственного аппарата на разных уровнях управления. Эта система требует доведения до уровня общих и обязательных учреждений норм уже проверенных практикой рациональных методов делопроизводства.

Бланк — это лист бумаги с напечатанным на нём реквизитами содержащими постоянную информацию. Наиболее распространенными являются бланки служебных писем, справок, актов, приказов, протоколов и др. Все основные документы должны печататься на бланках: использование бланков при составлении документов повышает культуру труда управления, выдает информацию официального характера, облегчает исполнение и дальнейшее использование документов.

«Если документ — лицо организации, то бланк — её визитная карточка». Так принято про него говорить. Бланк должен быть безукоризненно изготовлен (хорошая полиграфичная работа, хороший шрифт, продуманный текст). Особое внимание должно быть уделено четкости и полной грамотности напечатанного текста.

3. Организация документооборота

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. .

Документы, поступающие на предприятие проходят:

После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением ( канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь — референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте ( при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на: ‘ направляемые на рассмотрение руководителю предприятия; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются службой ДОУ и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Юрист сферы образования

Сайт Вихарева Александра

Архив рубрики: Делопроизводство

Как организовать архивное хранение документов в образовательном учреждении

В целях обеспечения сохранности документов, сроки хранения которых не истекли, в образовательном учреждении необходимо создать архив.

Какие документы помещать на архивное хранение?

Во-первых, те документы образовательной организации, по которым произведено исполнение, во-вторых, эти документы не требуются для повседневной деятельности, в-третьих, данные документы могут понадобиться в будущем (например, их могут запросить контролирующие органы).

Что нужно сделать, если принято решение о создании архива?

Журнал учета временной передачи детей в семьи граждан

В соответствии с пунктом 29 Правил временной передачи детей, находящихся в организациях для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, в семьи граждан, постоянно проживающих на территории Российской Федерации (утв. постановлением Правительства РФ от 19 мая 2009 г. № 432) детский дом (школа-интернат) должны иметь журнал учета временной передачи детей в семьи граждан, постоянно проживающих на территории Российской Федерации. Форма журнала утверждена приказом Минобрнауки России от 18 июня 2009 г. № 212. В соответствии с этим приказом в журнале должны быть следующие колонки:

1) фамилия, имя, отчество, дата рождения ребенка;
2) фамилия, имя, отчество гражданина;
3) дата передачи ребенка в семью гражданина;
4) срок временного пребывания ребенка в семье гражданина;
5) дата возвращения ребенка в учреждение;
6) место временного пребывания ребенка в семье гражданина;
7) номер и дата приказа руководителя о временной передаче ребенка в семью гражданина;
8) подпись гражданина;
9) подпись ответственного сотрудника, временно передавшего ребенка в семью гражданина;
10) примечания.

Подробнее об оформлении временной передачи детей в семью см. здесь

Правила разработки локальных нормативных актов образовательного учреждения

Если быть точным, то нужно говорить не о разработке, а об оформлении (или создании) локальных актов, т. к. разработка — это процесс подготовки документа. Разработка может осуществляться как единолично (конкретным работником), так и коллегиально (администрацией и органами самоуправления образовательной организации).

Если локальный нормативный акт регулирует образовательные отношения, то в обосновании его принятия можно сослаться на статью 28 Федерального закона от 29 декабря 2012 года № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» и на устав образовательного учреждения.

Разработанный документ обсуждается на заседании органа самоуправления (обычно в соответствии с уставом таким органом является Совет учреждения). В результате обсуждения документ может быть утверждён либо отправлен на доработку. Утверждение оформляется протоколом. В правом верхнем углу титульного листа документа указывается: «Утверждено на заседании Совета школы… протокол от __________ № _______. Председатель Совета _______»

Следующий шаг — введение локального акта образовательного учреждения в действие. Руководитель издаёт соответствующий приказ — и со дня издания приказа локальный нормативный акт становится обязательным для всех работников образовательной организации. Реквизиты приказа указываются в левом верхнем углу титульного листа документа: «Введено в действие приказом от _____ № ____. Директор школы ____________»

Если локальный нормативный акт принимается единолично руководителем образовательной организации, то в верхнем правом углу титульного листа помещаются гриф «Утверждён» и реквизиты приказа.

Следующий шаг — регистрация локального нормативного акта в специальном журнале учёта. Оформляется журнал в произвольной форме.

Необходимо отметить, что иногда необходим дополнительный шаг — принятие документа. Например, общее собрание трудового коллектива принимает устав образовательной организации. Учредитель утверждает устав путём его подписания и издания постановления. В этом случае приказ о введение в действие устава не требуется — он вступает в силу с момента утверждения. В таком порядке (принятие коллегиальным органом и утверждение руководителем) может быть оформлен любой локальный акт образовательного учреждения. В этом случае гриф утверждения должен располагаться в правом верхнем углу титульного листа, а гриф принятия — в левом верхнем углу.

При разработке и принятии (утверждении) локальных нормативных актов необходимо учитывать требование части второй статьи 8 Трудового кодекса РФ: некоторые локальные акты должны приниматься с учётом мнения представительного органа работников (в большинстве случаев таким органом является профсоюзный комитет). Порядок учёта мнения подробно разъяснён в статье 372 Трудового кодекса РФ. Профком своё мнение излагает в протоколе заседания, на котором рассматривался проект локального акта. На титульном листе документа в правом верхнем углу под грифом утверждения локально акта указывается «с учётом мнения профсоюзного комитета … протокол от ______ № ____».

Образовательная организация сама определяет процедуру разработки, принятия и утверждения локального нормативного акта (с учётом ст. 8 Трудового кодекса РФ). Данная процедура (в т. ч. и по внесению изменений и дополнений в действующие локальные акты) должна быть прописана (в уставе, коллективном договоре, в отдельном локальном нормативном акте).

Локальные нормативные акты образовательного учреждения

1. Локальный нормативный акт образовательного учреждения — это документ, принятый в установленном порядке компетентным органом управления (должностным лицом) образовательной организации и регулирующий трудовые, образовательные и иные отношения в рамках данной образовательной организации.

Локальные нормативные акты не являются правовыми документами (поэтому не следует их путать с нормативными правовыми актами). Понятие «правовой» указывает на то, что документ принят от имени государства (или субъекта РФ). Локальные нормативные акты принимаются от имени конкретной организации и правовыми не являются.

Следует учитывать, что нормативными признаются такие документы, которые устанавливают, изменяют или отменяют правила поведения. Поэтому, если в локальном акте (например, в правилах внутреннего трудового распорядка) просто повторяются нормы, которые уже закреплены в Трудовом кодексе РФ, то такой документ не является локальным нормативным актом (по сути — это какой-то информационный бюллетень).

Часто встречается вопрос: нужно ли перечень локальных нормативных актов закреплять в уставе образовательного учреждения? Такое требование в российском законодательстве отсутствует и решение по этому вопросу руководитель принимает самостоятельно. Вместо поименованного перечня, целесообразно закрепить в уставе виды локальных нормативных актов, которые могут быть приняты в образовательном учреждении (положение, инструкция, приказ и т. п.).

2. В соответствии с частью первой статьи 4 Федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (далее по тексту — Закон об образовании) должны соответствовать:
– Конституции Российской Федерации;
– Закону об образовании;
– другим федеральным законам;
– иным нормативным правовым актам РФ (постановлениям Правительства, приказам Минобразования и др.);
– законам и иным нормативным правовым актам субъектов Российской Федерации, которые содержат нормы, регулирующие отношения в сфере образования.

Кроме того, в соответствии с пунктом 11 частью 1 ст. 15 Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» к вопросам местного значения муниципального района относятся:
– организация предоставления образования по основным общеобразовательным программам в муниципальных образовательных организациях;
– организация предоставления дополнительного образования детей в муниципальных образовательных организациях;
– создание условий для осуществления присмотра и ухода за детьми, содержания детей в муниципальных образовательных организациях;
– организация отдыха детей в каникулярное время.
Таким образом, при разработке локальных нормативных актов необходимо руководствоваться муниципальными правовыми актам, принятыми в сфере образования.

Основные правовые нормы, которые регулируют локальное нормотворчество:
– статья 30 Закона об образовании;
– статья 8 Трудового кодекса РФ.

3. Локальные нормативные акты регулируют семь основных сфер деятельности организации:
1) создание организации;
2) финансы;
3) управление;
4) организация труда;
5) социальная работа;
6) закупки и договорная работа;
7) образовательные отношения.

Кроме того, необходимо постоянно иметь в виду, что локальные нормативные акты не только регулируют деятельность образовательной организации, но и являются способом оценки деятельности конкретного учреждения контролирующими органами. Например, Минобрнауки в одном из своих писем указало, что критерием готовности образовательного учреждения к введению ФГОС является наличие локальных актов, регламентирующих установление заработной платы работников образовательного учреждения.

4. Локальные нормативные акты утверждаются органами управления в соответствии с уставом организации (общим собранием, директором, советом трудового коллектива, педагогическим советом и др.).

5. После утверждения локальный нормативный акт приобретает статус обязательного не только для всех работников организации, но и зачастую — для некоторых государственных органов (например, суды при рассмотрении конкретных дел применяют локальные нормативные акты организаций, участвующих в процессе).

6. Для любой организации необходима система локальных нормативных актов (определённая иерархия), т. е. документы не должны противоречить и дублировать друг друга.

7. Российское законодательство не устанавливает перечень локальных нормативных актов, обязательных (или разрешённых) для той или иной организации. Однако законом могут быть установлены пределы регулирования (например, недопустимость ухудшения положения работников по сравнению с требованиями Трудового кодекса РФ.). В любом случае локальный нормативный акт не должен противоречить Конституции, законам и иным нормативным правовым актам Российской Федерации.

Чем руководствоваться образовательному учреждению при разработке перечня необходимых локальных нормативных актов? Принцип, предусмотренный Законом об образовании такой: если в учреждении возникает ситуация, описанная в норме закона, то необходимо принять соответствующий локальный нормативный акт. Например, одна из норм статьи 14 Закона об образовании предусматривает возможность получения образования на иностранном языке в порядке, установленном локальным нормативным актом образовательной организации. Если учреждение не собирается использовать данную возможность, то и необходимость локального регулирования отсутствует. Подобные нормы имеются в статьях 26, 27, 33, 34, 38, 47, 54 и др. Закона об образовании.

Локальное нормотворчество связано с компетенцией, обязанностями и правами образовательной организации. Поэтому желательно разработать локальные нормативные акты исходя из положений статьи 28 Закона об образовании. Например, пункт 10.1 части 3 статьи 28 относит к компетенции образовательной организации поощрение обучающихся. Реализуя эту норму, целесообразно принять соответствующий локальный нормативный акт (например, положение).

Минобрнауки России рекомендует (письмо от 1 апреля 2013 г. № ИР-170/17) принять локальные нормативные акты, которые, в частности, регламентируют:
1) правила приёма обучающихся;
2) режим занятий обучающихся;
3) формы, периодичность и порядок текущего контроля успеваемости и промежуточной аттестации обучающихся;
4) порядок и основания перевода, отчисления и восстановления обучающихся, порядок оформления возникновения, приостановления и прекращения отношений между образовательной организацией и обучающимися и (или) родителями (законными представителями) несовершеннолетних обучающихся;
5) организацию питания обучающихся и работников образовательной организации;
6) требования к одежде обучающихся;
7) деятельность общественных объединений учащихся, родителей (законных представителей), осуществляемой в образовательной организации и не запрещённой законодательством Российской Федерации;
8) порядок создания, организации работы, принятия решений комиссией по урегулированию споров между участниками образовательных отношений и их исполнения;
9) основания и порядок снижения стоимости платных образовательных услуг;
10) порядок и формы проведения итоговой аттестации (не государственной, а, например, по дополнительным общеобразовательным программам);
11) ведение официального сайта образовательной организации;
12) внутренний распорядок обучающихся;
13) образец справки об обучении или о периоде обучения;
14) образец и порядок выдачи документов об обучении по образовательным программам, по которым не предусмотрено проведение итоговой аттестации;
15) порядок пользования учебниками и учебными пособиями обучающимися, осваивающими учебные предметы, курсы, дисциплины (модули) за пределами ФГОС, образовательных стандартов и (или) получающими платные образовательные услуги;
16) обучение по индивидуальному учебному плану, в том числе ускоренное обучение, в пределах осваиваемой образовательной программы
17) освоение наряду с учебными предметами, курсами, дисциплинами (модулями) по осваиваемой образовательной программе любых других учебных предметов, курсов, дисциплин (модулей), преподаваемых в организации, осуществляющей образовательную деятельность;
18) зачёт результатов освоения обучающимися учебных предметов, курсов, дисциплин (модулей), практики, дополнительных образовательных программ в других организациях, осуществляющих образовательную деятельность (актуально для сетевой формы реализации образовательных программ);
19) пользование лечебно-оздоровительной инфраструктурой, объектами культуры и объектами спорта образовательной организации;
20) доступ педагогических работников к информационно-телекоммуникационным сетям и базам данных, учебным и методическим материалам, музейным фондам, материально-техническим средствам обеспечения образовательной деятельности, необходимым для качественного осуществления педагогической, научной или исследовательской деятельности;
21) пользование педагогическими работниками образовательными, методическими и научными услугами образовательной организации;
22) перечень факультативных (необязательных для данного уровня образования, профессии, специальности или направления подготовки) и элективных (избираемых в обязательном порядке) учебных предметов, курсов, дисциплин (модулей).

В другом письме (от 12 мая 2011 года № 03-296) Минобрнауки России предлагает принять следующие локальные нормативные акты:
1) положение о формах самоуправления образовательного учреждения;
2) положение о группе продлённого дня («школе полного дня»);
3) приказы об утверждении рабочих программ учебных курсов, дисциплин (модулей);
4) положение об организации и проведении публичного отчёта образовательного учреждения;
5) положение об учебном кабинете;
6) положение об информационно-библиотечном центре;
7) положение о культурно-досуговом центре;
8) положение о физкультурно-оздоровительном центре;
9) должностные инструкции работников образовательного учреждения.

При разработке перечня локальных нормативных актов необходимо принимать во внимание нормы ФГОСов. Так, стандарты содержат требования к материально-техническому обеспечению. Поэтому желательно утвердить перечень средств обучения для реализации образовательных программ, реализуемых в образовательном учреждении.

Трудовой кодекс РФ, в отличие от образовательного законодательства, содержит небольшой перечень необходимых локальных нормативных актов (при этом наличие некоторых документов подразумевается):
1) правила внутреннего трудового распорядка;
2) инструкции по охране труда;
3) положение о персональных данных;
4) штатное расписание;
5) график отпусков;
6) положение об оплате труда.

Необходимость принятия локальны нормативных актов может быть обусловлена нормативными правовыми актами, которые не регулируют ни образовательные ни трудовые отношения. Например, Федеральный закон от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» требует сформировать и утвердить учётную политику организации; в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» необходимо разработать политику в отношении обработки персональных данных (это необходимо сделать, например, в том случае, когда на сайте образовательной организации размещена форма регистрации или запрашиваются какие-либо данные посетителя сайта); Федеральный закон от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ «О противодействии коррупции» возлагает на все организации обязанность разработать меры по предупреждению коррупции, Федеральным законом от 05 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» предусмотрена необходимость принятия положения о контрактном управляющем и т. д.

8. Принятие локального нормативного акта требует предварительной подготовки: необходимо продумать структуру документа (цель, мотивы принятия; круг лиц, на которые распространяется нормативный акт; требования; основания требований и др.), нужно предусмотреть последствия принятия акта, учитывая особенности коллектива и отдельных работников, предстоящие расходы, связанные с исполнением акта и т. п.

9. Очень важно, чтобы язык локального акта был понятен работникам организации с различным уровнем образования. В большинстве случаев нормативный акт должен быть написан как бы для 16-летнего подростка: просто, ясно, с минимумом специальных терминов, соответствовать правилам формальной логики.

10. Вносить в локальный нормативный акт какие-либо изменения имеет право только принявший этот акт орган. Например, директор не вправе изменить документ, принятый общим собранием коллектива в пределах его компетенции.

P.S. В соответствии с требованиями ст. 29 Закона об образовании копии локальных нормативных актов необходимо разместить на официальном сайте образовательного учреждения. При этом действует презумпция достоверности и актуальности выложенных на сайте документов. Таким образом, органы, осуществляющие контроль (надзор) в отношении образовательной организации, имеют возможность в любой момент ознакомиться не только с перечнем локальных нормативных актов, действующих в учреждении, но и с их содержанием. В результате такой проверки контролирующий орган может инициировать внеплановую проверку образовательной организации.

Актуальная информация на Ваш электронный адрес

Взаимодействие делопроизводителя и юридической службы организации

В любой компании, независимо от организационно-правовой формы, ежедневно в процессе оперативной деятельности создаются десятки, сотни и даже тысячи документов различных видов: исходящие письма, приказы по основной или административно-хозяйственной деятельности, распоряжения руководства, протоколы оперативных совещаний или заседаний совета директоров, а также договоры, счета, счета-фактуры и др.

Документооборот с момента регистрации юридического лица и до момента его закрытия (а зачастую – и после) имеет ключевое значение для полноценной работы компании. Профессионально организованная система документооборота в организации позволяет управлять информацией, иметь доступ к истории любого интересующего вопроса, осуществлять контроль за работой отдельных сотрудников или целых подразделений, а также поддерживать управленческую деятельность, подтверждая принятые на предприятии решения, отслеживая ход их выполнения и фиксируя результаты.

Делопроизводитель – «информационный фильтр» организации

Одна из главных задач делопроизводителя * – организовать систему делопроизводства и нести ответственность за доверенный ему участок работы. Напомним, что делопроизводитель, как правило, осуществляет регистрацию и хранение таких документов, как исходящие и входящие письма, приказы по основной деятельности, распоряжения, протоколы оперативных совещаний, а также, по поручению руководителя, иных виды документов, которые не переданы в ведение специализированных отделов. На первый взгляд делопроизводитель в лице секретаря или помощника руководителя имеет весьма опосредованное отношение к тем документам, которые издают сотрудники компании или ее структурные подразделения. Но на самом деле это не совсем так.

Работа секретаря-делопроизводителя часто недооценивается сотрудниками организации. Как правило, это связано с тем, что законодательно в нашей стране не предусмотрена административная или иная ответственность за нарушение правил ведения делопроизводства и организации документооборота. Действующие в стране методические документы и стандарты носят рекомендательный характер и не содержат информацию о мерах ответственности за их неисполнение. Однако стоит помнить о том, что халатное отношение к документам, их оформлению, изданию, хранению, регистрации может привести к неприятным последствиям. К примеру, при утере письма или документа возникает необходимость его повторного составления, согласования, подписания, что влечет за собой существенные временные потери. Своевременно не зарегистрированное письмо или уведомление государственных органов и служб (к примеру, от налоговой инспекции) может привести к срыву сроков предоставления запрашиваемых документов, а в некоторых случаях – штрафам и пеням.

Как правило, при возникновении проблем, связанных с неверным оформлением документов, неправильным хранением архивов, утере важных для компании документов претензии руководства адресуются именно к ответственным за делопроизводство. Однако делопроизводитель зачастую не имеет возможности отследить каждый документ, проверить его надлежащее оформление, зарегистрировать соответствующим образом, поскольку нередко составителями и исполнителями различных видов документов являются другие сотрудники организации. Делопроизводитель – это своего рода «информационный фильтр» организации : через него проходит большинство документов компании, переписка с партнерами и контрагентами; именно к нему обращается как руководитель, так и сотрудники, когда возникает необходимость найти какой-то документ, просмотреть историю переписки, проверить дату поступления или отправки тех или иных документов. Каждый из отделов компании в процессе своей деятельности создает определенный круг документов. Так, отдел кадров ведет кадровое делопроизводство в соответствии с трудовым законодательством, оформляет различные виды кадровых документов на утвержденных бланках, ведет собственную нумерацию исходящих документов и руководствуется законодательными и нормативными актами, действующими в данной области делопроизводства. Финансовый отдел руководствуется принятыми в Российской Федерации законами и законодательными актами в области бухгалтерского учета, ведет учет финансовых документов (счетов, счетов-фактур, накладных). Юридический отдел отвечает за оформление, регистрацию, хранение и архивирование всех видов юридических документов (договоров, соглашений, претензий, протоколов заседаний учредителей и др.).

Делопроизводителю не обязательно знать законодательную и нормативную базу, которой руководствуется каждый из отделов организации, однако необходимо учитывать особенности документооборота отделов для организации системы делопроизводства на предприятии и согласовать внутренний регламентирующий документ (инструкцию по делопроизводству, положение о делопроизводстве) со всеми отделами организации.

Важный документ или «лишняя бумажка»?

При организации системы документооборота и разработке Положения о делопроизводстве в организации необходимо заручиться всесторонней поддержкой юридической службы.

Основными задачами юридической службы являются:

  • укрепление законности в деятельности организации;
  • анализ документов и решений, принятых в организации, на предмет соответствия тем или иным законодательным актам;
  • защита прав и законных интересов предприятия и работающих в нем сотрудников.

Практика показывает, что взаимодействие юриста и помощника руководителя, выполняющего обязанности делопроизводителя, не всегда является эффективным. Зачастую причина этого – постоянная занятость юриста и выполнение им «более важных» задач, нежели согласование переданного ему письма, приказа, Положения о делопроизводстве или пакета документов для отправки контрагенту.

Если роль делопроизводства недооценивается юристом организации, необходимо напомнить ему о том, что если делопроизводство в организации систематизировано и регламентировано на всех уровнях, то следовать установленному порядку должна и юридическая служба. Один из аргументов в таком разговоре может быть таким: «Я исполняю поручение своего руководителя, который считает необходимым стандартизировать документы, создать единую систему документооборота и прописать принципы ведения делопроизводства.

В некоторых случаях юристы ссылаются на то, что это «лишние бумажки, которые только осложняют работу», однако здесь нужно помнить о том, что внутренний документ компании, подписанный первым лицом, является обязательным для исполнения всеми сотрудниками организации. Кстати, причиной нежелания сотрудников организации согласовывать пункты Положения о делопроизводстве часто является тот факт, что введение такого документа добавляет ответственности и требует повышенного внимания при оформлении и подготовке документов.

Между тем Положение о делопроизводстве и контроль за его исполнением со стороны делопроизводителя дает юридической службе гарантию того, что ни один документ не покинет стены офиса до тех пор, пока не будет надлежащим образом согласован и утвержден. Кроме того, на самом деле документ позволит в дальнейшем экономить время, поскольку четко прописанный регламент согласования документов с указанием сроков освободит юриста от лишних и несвоевременных вопросов, с которыми часто обращаются сотрудники организации.

Не всегда процесс разработки и утверждения данного положения проходит легко, поскольку требуется тщательный анализ документов и процессов документооборота в организации. Однако в будущем наличие такого документа и его исполнение существенно облегчит делопроизводителю контроль за ведением делопроизводства и документооборота, а сотрудникам отделов – подготовку и оформление документов.

Нормативная база

Несмотря на то что законодательно закрепленных, обязательных к исполнению требований к ведению делопроизводства нет, существует ряд документов, на которые необходимо опираться при организации системы делопроизводства и которые составляют нормативно-методическую базу делопроизводства. И хотя некоторые из них утратили силу, из них также можно почерпнуть полезную информацию.

■ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» является важнейшим нормативным документом для оформления деловой корреспонденции, документации, который отражает в том числе требования к оформлению управленческих документов. Стоит отметить, что ГОСТ Р 6.30-2003 является единственным государственным стандартом по оформлению организационно-распорядительной документации и носит рекомендательный характер.

■ Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536; утратила силу). Она может быть взята за основу для разработки положения или инструкции по делопроизводству в организации (например, можно использовать основную структуру и обязательные пункты Типовой инструкции и привести ее в соответствие с особенностями ведения делопроизводства в конкретной организации).

■ Рекомендации по ведению делопроизводства в организации (утверждены заместителем руководителя Росархива 31.12.2003) могут служить методическим пособием для составления или совершенствования уже имеющихся инструкций по делопроизводству (документационному обеспечению управления) организаций независимо от масштабов и направлений их деятельности, численности персонала, форм собственности и подчиненности.

■ Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) могут быть полезны для разработки номенклатуры дел организации, поскольку в них отражены основные требования, предъявляемые к номенклатуре дел. Номенклатура дел используется для формирования и передачи дел в архив, проведения экспертизы ценности документов и является обязательным документом для любой организации.

■ Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000; утратил силу), устанавливает сроки хранения отдельных видов документов, издаваемых организацией, в т.ч. исходящих и входящих писем, протоколов, справок, кадровых документов и др. Данный Перечень может использоваться для работы практически в каждом отделе организации, поскольку включает документы, касающиеся практически всех областей ее деятельности. Сроки хранения документов указываются в номенклатуре дел отделов и/или номенклатуре дел по организации в целом. Срок хранения документа, не вошедшего в Перечень, определяется организацией самостоятельно: он согласовывается с руководителем и утверждается приказом, на основании которого документы определенного вида будут храниться в течение указанного в данном приказе срока.

■ Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 11.02.2013) регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Определение круга задач, требующих взаимодействия

Поскольку делопроизводитель является своеобразным «информационным фильтром» организации, а юрист проводит анализ документов и решений, принятых в организации, на предмет соответствия нормативным актам, оказывает правовую помощь в составлении документов одновременно с разработкой системы делопроизводства и документооборота, необходимо определить круг вопросов и задач, требующих совместной работы делопроизводителя и юриста (см. Таблицу).

Распределение обязанностей по разработке системы делопроизводства

Задачи делопроизводителя

Задачи юридической службы

Разработка проекта Положения о делопроизводстве

Разработать проект Положения

Провести анализ проекта Положения на предмет соответствия законодательным актам и с точки зрения соблюдения интересов компании в целом и ее работников в частности

Учесть особенности делопроизводства и документооборота в организации в целом и в обособленных подразделениях/отделах

Проверить соответствие принципов ведения документооборота между отделами и сотрудниками положениям об отделах/подразделениях и должностным инструкциям сотрудников

Предоставить Положения на согласование юристу

Предоставить делопроизводителю список документов и решений, которые требуют обязательного юридического согласования, с указанием сроков; провести согласование Положения

Приказ о назначении ответственного за ведение делопроизводства

в организации (Пример 1)

По поручению руководителя подготовить проект приказа, предоставить на согласование юристу, после проставления визы согласования на документе представить на подпись руководителю и ознакомить с приказом сотрудников компании

Провести согласование приказа, проставить на документе визу согласования. Если с юридической точки зрения потребуется письменное согласование руководителей отделов организации – произвести согласование и разъяснить возникшие вопросы

Введение в действие Положения о делопроизводстве

Подготовить согласованное с юристом и отделами/руководителями отделов компании Положение для подписания руководителем, после утверждения – ознакомить с ним сотрудников организации

Провести финальную проверку документа и проставить на Положении визу согласования (Пример 2)

Бланки документов, являющихся приложением к Положению

о делопроизводстве в организации

Разработать бланки видов документов, которые издаются в организации, и оформить их в качестве приложения к Положению

Провести юридическую экспертизу бланков, проверить оформление наименования организации в соответствии с уставными документами, а также юридический и фактический адреса и банковские реквизиты организации

Карточка организации

Делопроизводитель предоставляет карточку контрагентам и сотрудникам организации по запросу

Составить карточку предприятия, проверить на соответствие данным, указанным в уставных документах, согласовать документ и предоставить делопроизводителю

Входящие и исходящие письма

При получении входящего письма, содержание которого касается юридических или спорных вопросов, договорных, партнерских отношений организации со сторонними компаниями, необходимо передать копию письма на рассмотрение юристу, независимо от того, кому из сотрудников оно было адресовано

Ознакомиться с входящим письмом и, в случае необходимости, дать рекомендации исполнителю письма относительно того, как юридически грамотно подготовить ответ. При подготовке ответного письма желательно проставить на документе визу согласования

При оформлении исходящих писем, касающихся юридических вопросов, договорных, партнерских отношений организации со сторонними компаниями, необходимо согласовать текст письма с юридической службой, прежде чем письмо будет подписано исполнителем/руководителем и направлено адресату

Провести согласование исходящего письма и проставить визу согласования. При возникновении вопросов по содержанию письма обсудить их с исполнителем письма, руководителем организации

Сопроводительные письма

При отправке документов по поручению руководителя или какого-либо отдела/сотрудника составить сопроводительное письмо о направлении документов с указанием документов в списке приложений. В случае если направляются документы, касающиеся финансовой деятельности организации, юридические документы, копии или оригиналы договоров, протоколы заседаний совета директоров, копии уставных документов, то согласование с юристом является обязательным.

Согласовать сопроводительное письмо и отправку указанных документов. В случае возникновения вопросов о необходимости/цели отправки каких-либо документов выяснить у исполнителя основание отправки или получить запрос, в соответствии с которым требуются направить указанный пакет документов

Приказы, распоряжения

Оформление и регистрация приказа по основной деятельности является обязанностью делопроизводителя независимо от того, кто является составителем текста приказа или распоряжения. Проект приказа или распоряжения перед подписанием у руководителя необходимо согласовать с юристом. Согласованный проект приказа необходимо предоставить руководителю на подпись вместе с проектом приказа. Кроме того, можно получить визу юриста на готовом приказе – тогда хранение проекта приказа является не обязательным.

Нередко руководитель назначает ответственное лицо для исполнения приказа. Необходимо согласовать с юристом, входит ли выполнение порученного задания в обязанности конкретного сотрудника и есть ли у него полномочия для реализации поставленной задачи

Провести анализ решения руководства на соответствие юридическим нормам, а также проверить правильность указания всех необходимых реквизитов, поставить визу согласования на проекте приказа или на готовом приказе/решении.

Проверить, входит ли выполнение порученного задания в должностные обязанности сотрудника и есть ли у него полномочия для реализации поставленной задачи. Если возникнут противоречия – предложить другую кандидатуру или уведомить руководителя о некорректности назначения ответственного лица

Журналы регистрации приказов по основной деятельности

Одной из обязанностей делопроизводителя является регистрация приказов по основной деятельности и ведение журналов регистрации приказов. Не лишним будет раз в квартал или чаще/реже (по необходимости) предоставлять журнал на проверку юридической службе

Анализ журнала регистрации приказов с целью проверки правильности ведения нумерации приказов, наличия приказов в архиве делопроизводителя, а также отслеживания легитимности и хода принятия управленческих решений, отраженных в приказах и распоряжениях

Подписание документов

При подготовке исходящих писем, отправке различных видов документов следует проверять наличие подписей на документах. В случае если документ подписан лицом, не имеющим права подписи, необходимо проконсультироваться с юристом

Проверить легитимность подписи работника на документе. Рекомендуется составить отдельный документ или предложить внести в Положение о делопроизводстве информацию о предоставлении права подписи отдельных видов документов сотрудниками организации

Печати и штампы

Как правило, основной печатью является печать организации, которая находится у первого лица компании или в финансовом отделе/бухгалтерии. Кроме того, часто отделы/подразделения имеют собственные печати или штампы («Отдел кадров», «Бухгалтерия», «Производственный участок № 7»). Для систематизации и контроля использования печатей и штампов в организации необходимо разработать и утвердить Положение о печатях и штампах в организации.

Задача делопроизводителя – составить список используемых печатей и штампов, лиц, у которых они хранятся, подготовить проект положения о печатях и штампах в организации и предоставить его на согласование юристу

Необходимо определить перечень должностных лиц, ответственных за хранение печатей и штампов, полномочия по использованию печатей и штампов и виды документов, на которых эти печати могут проставляться.

Поскольку печать заверяет подпись должностного лица на документе, необходимо также указать, чьи подписи заверяются отдельными печатями.

При возникновении вопросов о полномочиях сотрудников/отделов необходимо провести анализ должностных обязанностей сотрудников, а также согласовать с руководителем список печатей и штампов и перечень ответственных должностных лиц

Согласованное Положение о печатях и штампах необходимо оформить для утверждения руководителем. В приложении к положению необходимо проставить оттиски печатей и штампов.

Положение о печатях и штампах рекомендуется ввести в действие приказом руководителя.

Приказ и Положение о печатях и штампах перед подписанием и утверждением у руководителя необходимо согласовать с юристом

Необходимо согласовать итоговый вариант Положения о печатях и штампах, текст приказа о введении в действие данного Положения, список должностных лиц, ответственных за хранение и использование печатей и штампов, а также проверить наличие оттисков и штампов в приложениях.

Проставить визу согласования на приказе о введении в действие Положения о печатях и штампах и на самом Положении.

Если у работников организации возникнут вопросов по пунктам Положения, дать необходимые разъяснения

Положения, инструкции, регламенты

По поручению руководителя, а также по собственной инициативе в случае необходимости разрабатывать иные положения, инструкции, регламенты, необходимые для совершенствования системы делопроизводства и документооборота в компании; участвовать в разработке и согласовании положений и инструкций, предлагаемых другими сотрудниками/отделами, для проверки правильности составления и оформления документов

Совместно с делопроизводителем составить перечень необходимых для разработки положений и инструкций.

В случае разработки положения делопроизводителем – оказывать поддержку в юридической экспертизе документов и проводить консультации.

Если разработку документа ведет другой сотрудник или отдел, необходимо получить согласование делопроизводителя в части оформления, правописания, а также (при необходимости) содержания документа

Номенклатура дел организации

Для составления номенклатуры дел в организации необходимо, чтобы каждый отдел разработал свою номенклатуру, в которой должны быть указаны виды документов, номера дел, сроки хранения с указанием основания (стандарт, закон, перечни) и др.

Задача делопроизводителя – оказать необходимую методическую и информационную поддержку отделов при составлении номенклатур, а также разработать единую номенклатуру дел организации, состоящую из данных, предоставленных отделами

Осуществлять методическую, информационную поддержку, проводить консультации делопроизводителя и сотрудников компании при разработке номенклатуры дел.

Согласовать номенклатуру дел и проверить внесенные данные на соответствие существующим законодательным актам во всех необходимых сферах деятельности (финансовой, кадровой, делопроизводственной и др.).

Приказ о назначении ответственного за ведение делопроизводства в организации


Открытое акционерное общество «Магнолия»
(ООО «Магнолия»)

ПРИКАЗ

О назначении ответственного за ведение делопроизводства

В целях совершенствования и повышения эффективности документационного обеспечения в ООО «Магнолия» (далее – Компания)

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Назначить помощника руководителя Солнцеву М.Ю. ответственной за организацию и ведение делопроизводства с 13.01.2014.
  2. Помощнику руководителя Солнцевой М.Ю. разработать совместно с юридической службой Положение о ведении делопроизводства в Компании в срок до 20.01.2014.
  3. Помощнику руководителя Солнцевой М.Ю., юристу Максимову Д.М. разработать проекты бланков исходящего письма, приказа, распоряжения в Компании, а также иных видов документов, использующихся в текущей деятельности организации.
  4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Перепелкин А.Е. Перепелкин