Документальное оформление ремонта автомобиля

06.05.2018 Выкл. Автор admin

Помощь: Документальное оформление услуг по ремонту автотранспортных средств

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ УСЛУГ ПО РЕМОНТУ АВТОТРАНСПОРТНЫХ СРЕДСТВ

Ремонт автотранспортных средств может осуществляться с использованием запасных частей и материалов как исполнителя, так и заказчика как в присутствии заказчика, так и в его отсутствие, причем длиться он может несколько дней.

Как правильно оформить необходимые документы на ремонт автотранспортных средств?

Для ответа на поставленный вопрос обратимся к действующим нормативным документам.

Ценообразование на ремонт автомобилей регулируется Положением о порядке формирования и применения цен и тарифов, утвержденным постановлением Минэкономики РБ от 22.04.1999 № 43 (далее — Положение № 43), а также Инструкцией о порядке формирования тарифов на услуги по техническому обслуживанию и ремонту легковых автомобилей, утвержденной постановлением Минэкономики РБ от 24.03.2000 № 54 (далее — Инструкция № 54).

В соответствии с п.9 Инструкции № 54 тарифы на услуги по техническому обслуживанию и ремонту легковых автомобилей формируются без учета стоимости основных материалов, агрегатов, узлов и деталей.

Стоимость основных и вспомогательных материалов, агрегатов, узлов и деталей, используемых при оказании услуг по техническому обслуживанию и ремонту легковых автомобилей, дополнительно оплачивается заказчиками (или включается в тарифы на оказываемые услуги) по ценам приобретения с добавлением фактических затрат по их приобретению. При использовании материалов, агрегатов, узлов и деталей импортного производства, закупленных по прямым контрактам с зарубежными поставщиками, стоимость материалов, агрегатов, узлов и деталей дополнительно оплачивается заказчиками (или включается в тарифы на оказываемые услуги) по ценам, определяемым согласно п.2.13 Положения № 43 (п.10 Инструкции № 54).

Отпускные цены на товары иностранного производства, предназначенные для непосредственного потребления гражданами, оказания платных услуг населению, формируются исходя из контрактных цен, расходов по импорту, доработке товаров (расфасовка, сборка, упаковка, доукомплектование, смешивание, восстановление, нанесение логотипа), в т.ч. используемые материалы по учетной цене, иных расходов по осуществлению оптовой деятельности, налогов и неналоговых платежей в соответствии с налоговым и бюджетным законодательством, прибыли с учетом конъюнктуры рынка (за исключением товаров, в отношении которых Минэкономики РБ установлен иной порядок). Контрактные цены, установленные в иностранной валюте, пересчитываются в белорусские рубли по официальному курсу Нацбанка РБ, установленному на дату формирования цен (п.2.13 Положения № 43).

Отпускные цены на иные товары иностранного производства формируются суммированием контрактных цен; таможенных платежей и иных расходов, связанных с выполнением установленных законодательством требований при импорте товаров; расходов по доставке до пункта назначения, страхованию, по оплате услуг в области таможенного дела, процентов по кредитам (займам, гарантиям), по оплате услуг банков; вознаграждения поверенному, комиссионеру и иному аналогичному посреднику, обеспечивающему исполнение данного импортного контракта, с добавлением к перечисленным расходам оптовой надбавки, уровень которой не должен превышать 30 %. Контрактные цены, установленные в иностранной валюте, пересчитываются по официальному курсу Нацбанка РБ на дату формирования цен. Расходы по доработке товара (расфасовка, сборка, упаковка, доукомплектование, смешивание, восстановление, нанесение логотипа), в т.ч. используемые материалы по учетной цене, относятся импортером на увеличение отпускной цены, сформированной в соответствии с п.2.13 Положения № 43.

Таким образом, если запчасти, в т.ч. импортного производства, приобретены на территории Республики Беларусь, то они включаются в цену услуг по ценам приобретения с добавлением к ним транспортных и складских расходов независимо от того, для кого оказываются услуги по ремонту (для юридических или физических лиц).

В случае, когда запчасти импортируются непосредственно организацией, оказывающей услуги по ремонту, стоимость запчастей устанавливается с учетом конъюнктуры рынка, если ремонт осуществляется для физических лиц или запчасти реализуются физическим лицам. Если же услуги по ремонту оказываются юридическим лицам, то стоимость импортированных запчастей формируется с добавлением оптовой надбавки не более 30 %. Если запчасти будут реализованы юридическому лицу для собственного потребления, то уровень оптовой надбавки также не должен превышать 30 %.

Заказ-наряд формы ЗН-1

В целях обеспечения прав граждан на безопасные, качественные работы, услуги по ремонту и техническому обслуживанию автотранспортных средств категории М1, а также соблюдения налогового законодательства постановлением Совета Министров РБ от 09.08.1999 № 1238 «Об упорядочении деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, оказывающих услуги по ремонту и техническому обслуживанию автотранспортных средств» предусмотрено, что юридические лица и индивидуальные предприниматели производят прием автотранспортных средств категории М1 (транспортные средства, используемые для перевозки пассажиров и имеющие помимо места водителя не более 8 мест для сидения) на ремонт и техническое обслуживание по нарядам установленной формы.

Во исполнение указанного постановления Минфин РБ приказом от 30.09.1999 № 267 утвердил бланк заказа-наряда формы ЗН-1.

Согласно письму Минфина РБ от 26.07.2006 № 15-3/461 «О применении бланка заказа-наряда формы № ЗН-1» бланк формы ЗН-1 обязателен к применению всеми юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, оказывающими услуги по ремонту и техническому обслуживанию автотранспортных средств, независимо от их категорий.

В форме бланка предусмотрены разделы, где отражается использование запасных частей и материалов, оплачиваемых заказчиком, а также использование запасных частей, предоставляемых заказчиком. Движение запчастей исполнителя, использованных при ремонте, отражается как в количественном, так и в стоимостном выражении. Запчасти, принятые от заказчика, отражаются в заказе-наряде только в количественном выражении.

В соответствии с приказом Минфина РБ от 24.04.2002 № 501 «О регистрации бланков строгой отчетности в Государственном реестре бланков строгой отчетности» заказ-наряд формы ЗН-1 является бланком строгой отчетности.

Учет бланков заказа-наряда формы ЗН-1 должен вестись согласно Положению о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденному постановлением Минфина РБ от 21.02.2002 № 21.

Как установлено п.3 Инструкции о порядке заполнения счета-фактуры по налогу на добавленную стоимость формы СФ-1, утвержденной постановлением Минфина РБ от 05.06.2003 № 91, счета-фактуры плательщиками не составляются при оказании услуг по ремонту и техническому обслуживанию автотранспортных средств с оформлением заказа-наряда формы ЗН-1 или талона формы Т-1.

Таким образом, бланк формы ЗН-1 служит основанием у заказчика для принятия к вычету НДС, предъявленного исполнителем услуг по ремонту автомобилей.

Документальное оформление запчастей и материалов, используемых при ремонте автомобилей

При использовании для ремонта автомобиля запасных частей и материалов заказчика должны быть оформлены документы на их принятие на учет у исполнителя, а также отчет об их использовании.

Если ремонт автомобиля выполняется для юридического лица, то на передачу запчастей от заказчика исполнителю заказчиком услуг по ремонту должна быть выписана товарно-транспортная (ТТН-1) или товарная (ТН-2) накладная.

Согласно постановлению Минфина РБ от 14.05.2001 № 53 товарно-транспортная накладная формы ТТН-1 является документом строгой отчетности и предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей, если их перемещение осуществляется с участием автомобильного транспорта.

Товарная накладная формы ТН-2 является документом строгой отчетности и используется для отпуска и приемки товарно-материальных ценностей, если их перемещение осуществляется без участия автомобильных транспортных средств (почтой или нарочным).

Товарные и товарно-транспортные накладные служат основанием для списания товарно-материальных ценностей у отправителя и оприходования их у получателя, а также складского и бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей и подлежат применению всеми юридическими лицами независимо от формы собственности и индивидуальными предпринимателями республики.

В накладной на передачу запчастей в строке «цель приобретения» следует сделать запись: «Для выполнения ремонта автомобиля».

В накладной необходимо также указать цену запчастей, передаваемых для ремонта, чтобы в случае их хищения или порчи можно было возместить понесенные убытки. Ставку и сумму НДС можно не указывать, так как организация, выполняющая ремонт автомобиля, оплату запчастей производить не будет.

Основанием у заказчика для списания запчастей, использованных при ремонте, будут являться данные раздела 3 заказа-наряда ЗН-1.

При оказании услуг по ремонту для физических лиц при использовании запчастей заказчика представляется правильным запчасти, принятые от физического лица, при оформлении заказа-наряда ЗН-1 сразу отражать в разделе 3, поскольку физическое лицо не может выписать на их передачу никаких сопроводительных документов.

В случае использования при ремонте автомобиля запасных частей и материалов исполнителя также необходимо очень внимательно относиться к оформлению сопроводительных документов.

Нередко имеют место ситуации, когда организации, выполняющие ремонт автомобилей, на стоимость запчастей, использованных при ремонте, выписывают накладную формы ТН-2. Чаще всего это происходит, если ремонт, например, выполняется в присутствии заказчика. При выполнении работ в присутствии заказчика исполнитель на эти работы оформляет талон формы Т-1, утвержденной постановлением Минтранса РБ от 11.03.2003 № 11, что может повлечь чрезвычайно негативные последствия.

Талон формы Т-1 не содержит сведений об использованных запчастях и материалах, поэтому его целесообразно заполнять, когда при оказании услуг запчасти не используются, например при мойке автомобиля, шиномонтаже, балансировке колес и т.п. В тех же случаях, когда ремонт осуществляется с использованием запчастей, даже если он выполняется в присутствии заказчика, следует оформлять заказ-наряд ЗН-1.

Что же влечет за собой оформление использованных при ремонте запчастей путем их передачи исполнителем заказчику по товарной накладной?

Во-первых, запасные части и материалы заказчику в действительности не передаются, а используются исполнителем при ремонте, а во-вторых, если на запасные части выписать накладную, то заказчик должен эти запчасти первоначально принять у себя к бухгалтерскому учету, а затем в качестве давальческих материалов передать уже по своей накладной исполнителю для оказания последним услуг по ремонту автомобиля.

Иными словами, в этом случае речь идет, по сути, об использовании при ремонте материалов заказчика.

Кроме того, в соответствии с оформленными документами фактически будет иметь место торговая деятельность организации-исполнителя.

Согласно подп.1.1 п.1 Указа Президента РБ от 07.03.2000 № 117 «О некоторых мерах по упорядочению посреднической деятельности при продаже товаров» (далее — Указ № 117) в договорах купли-продажи (за исключением договоров розничной продажи товаров гражданам) в качестве существенного условия договора должна указываться цель (цели) приобретения товаров (для собственного производства и (или) потребления, вывоза из Республики Беларусь, оптовой и (или) розничной торговли, переработки на давальческих условиях, поставки для государственных нужд или по квотам, установленным Советом Министров РБ).

В договорах на покупку запчастей, которые будут использоваться для ремонта, организация, осуществляющая ремонт, должна указать цель приобретения «для собственного производства». Материалы и запасные части к автомобилям в этом случае должны быть отражены в бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.05.2003 № 89 (далее — Инструкция № 89), на счете 10 «Материалы».

При реализации запчастей может возникнуть проблема, связанная с тем, что цель приобретения в договорах купли-продажи запчастей указана неверно, а это повлечет меры ответственности за нарушение порядка оформления договоров, предусмотренные КоАП.

Кроме того, порядок ценообразования при реализации запчастей, в т.ч. и приобретенных для собственного производства и не использованных на эти цели, иной, чем при использовании запчастей для оказания услуг ремонта. Нарушение порядка ценообразования также влечет за собой экономические санкции.

В-третьих, если такая реализация запчастей осуществляется в адрес физического лица, то это согласно Закону РБ от 28.07.2003 № 231-З «О торговле» расценивается как розничная торговля, которая в соответствии с Декретом Президента РБ от 14.07.2003 № 17 «О лицензировании отдельных видов деятельности» является лицензируемым видом деятельности, а значит, в таком случае организация-исполнитель должна иметь лицензию на розничную торговлю.

С учетом изложенных выше обстоятельств выписывать исполнителем товарные накладные на использованные при выполнении ремонта автомобиля запчасти не следует.

В то же время, если запасные части исполнителя, использованные при оказании услуг по ремонту, отражены в заказе-наряде ЗН-1, это не расценивается как торговая деятельность, и соответственно вопрос о необходимости лицензий не возникает.

Определение размера платы за услуги по ремонту автомобилей

При определении размера платы за услуги по ремонту автомобилей возможны три варианта определения стоимости услуг:

1) на основе рассчитанного и утвержденного руководителем организации тарифа на каждый вид услуг;

2) исходя из рассчитанной стоимости нормо-часа и утвержденной руководителем организации нормы времени, необходимой для выполнения всех операций, составляющих определенный вид оказываемых услуг;

3) на основе прейскуранта Б 50 «Техническое обслуживание и ремонт легковых автомобилей, принадлежащих гражданам», утвержденного постановлением Госкомцен СССР от 17.01.1978 № 30 (далее — прейскурант Б 50), с применением повышающих коэффициентов, утверждаемых руководителем организации.

По варианту 1 тариф на оказываемые услуги формируется на основе плановой себестоимости, всех видов установленных налоговых и неналоговых платежей, прибыли, необходимой для воспроизводства, определяемой с учетом качества услуг и конъюнктуры рынка.

Формирование тарифа по варианту 3 осуществляется путем перемножения тарифов, предусмотренных в прейскуранте Б 50, на повышающие коэффициенты, утвержденные руководителем организации и учитывающие рост цен, произошедший с момента выхода в свет прейскуранта Б 50.

При формировании тарифов по варианту 2 необходимо использовать примерную схему расчета стоимости нормо-часа, приведенную в приложении к Инструкции № 54.

Расчет стоимости нормо-часа и тарифов на оказываемые виды услуг

Исходным показателем при формировании тарифа на услуги по ремонту автомобилей на основании рассчитанной стоимости нормо-часа является заработная плата основных рабочих.

На станции технического обслуживания автомобилей установлена 6-дневная рабочая неделя продолжительностью 40 ч. На станции работает два слесаря 4-го разряда и два слесаря 3-го разряда. Средняя месячная тарифная ставка указанных работников на февраль 2008 г. составляет 820 125 (условно) руб. Премиальные доплаты на предприятии предусмотрены в размере 20 %.

Для составления расчета стоимости нормо-часа необходимо определить часовую тарифную ставку. Согласно Инструкции № 54 часовая тарифная ставка рассчитывается путем деления месячной тарифной ставки (оклада) на среднемесячное количество рабочих часов, установленное нормативными актами с учетом годового баланса рабочего времени.

На 2008 г. для шестидневной рабочей недели при 40-часовой рабочей неделе в соответствии с постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 09.10.2007 № 123 «Об установлении расчетной нормы рабочего времени на 2008 год» расчетная норма рабочего времени составляет 2 025 ч.

Среднемесячное количество рабочих часов определяется путем деления установленной годовой расчетной нормы рабочего времени на 12 месяцев: 2 025 ч / 12 = 168,75 ч.

В нашем случае часовая тарифная ставка составит 4 860 руб. (820 125 / 168,75).

При таких исходных данных расчет стоимости нормо-часа оформляется следующим образом:

АУДИТ-АЛГОРИТМ

Профессиональная помощь вашему бизнесу
Since 1998

В Москве: +7 499 980 25 07

В Тольятти: +7 8482 537081

Оформляем ремонт авто собственными силами

Четких указаний по документальному оформлению проведения ремонтных работ транспортных средств нет. Как известно, унифицированные формы носят рекомендательный характер.

Следовательно, документооборот по движению запасных частей организация должна разработать самостоятельно, утвердив в учетной политике.

Приведем для примера некоторые документы, которые позволяют экономически обосновать проведение ремонтных работ собственными силами:

  • Целесообразность проведения ремонтных работ подтверждается дефектной ведомостью.
  • Дефектная ведомость, является необходимым документом, независимо от способа, которым будет производиться ремонт автомобиля.
  • В дефектной ведомости, отражаются результаты технического осмотра автомобиля, перечень запчастей подлежащих заменен и виды необходимых ремонтных работ.
  • Как показывает арбитражная практика (Постановления ФАС ПО от 24.11.2011 N А57-9351/2010, от 21.09.2009 N А55-20239/2008, от 09.09.2008 N А57-7577/07 и др.), налоговые органы считают необходимым оформление дефектной ведомости на подлежащий ремонту автомобиль для документального подтверждения указанных расходов. Обязанность составления дефектной ведомости законодательством не установлена, однако безопаснее ее заполнить. Унифицированной формы этого документа не существует. Организации необходимо разработать ее самостоятельно
  • Для определения статей затрат и планируемой стоимости ремонта можно использовалась калькуляционную ведомость (смету), в которой суммируются расходы на ремонт конкретного объекта основных средств.
  • Как только ведомость оформлена, руководитель должен издать приказ о проведении ремонта. Где указывается, каким способом будет отремонтирован автомобиль, срок проведения ремонта, ответственные за организацию ремонта лица и т. д.
  • Далее Заявка ответственного лица или механика на покупку запчастей.
  • Можно вести журнал учета использованных запчастей для ремонта автомобилей, в нем указывать сведения о марке и номере автомобиля, на который была установлена запасная часть, наименовании запчасти, ее количестве и цене, а также ФИО водителя и его подпись.
  • Документы (накладные, товарные чеки, счета-фактуры ит.д ), подтверждающие факт закупки запасных частей. Оприходование на склад можно оформить приходным ордером по форме М-4.
  • Списание использованных запасных частей для ремонта оформляется требованием-накладной по форме М-11. Оформляется акт о списании (установки) запчастей, с указанием их наименования, количества, стоимости, норм расхода, направления расходования и автомобиля.
  • В отношении запасных частей, подлежащих замене (первоначально находившиеся в автомобиле при покупке, либо ранее установленных на СТО), целесообразно на наш взгляд, отразить в акте их наименование, количество, и их дальнейшее назначение (ремонт, сдача в металлолом, утиль).
  • В заключение рекомендуем сделать отметки о датах проведения ремонта в инвентарных карточках основных средств по форме ОС-6, в которых указать номера документов и суммы затрат.

В случае если ремонт осуществляется силами водителей, такую обязанность, необходимо согласовать с работником в трудовом договоре/должностной инструкции. Такой подход избавит организацию от рисков виде претензий налоговых органов об оказании организации безвозмездных услуг водителем, либо претензий инспекции по труду.

Спецпредложение

Летом – СКИДКИ!

При заключении договора на обязательный аудит до 31.08.2018 года – скидка 15%!

Как отразить в бухучете ремонт автомобиля и реализацию битого автомобиля

Вопрос-ответ по теме

Автомобили приобретены для сдачи в аренду .
по договору аренды все расходы несет организация, кроме ГСМ.
Арендатор попадает в аварию. После этого автомобиль продается (отремонтированный или нет — точно не известно, просьба расписать обе ситуации). Как отразить эти операции в бух учете и какие должны быть документы и документальное оформление .

расходы по ремонту транспортного средства первоначальную стоимость автомобиля (балансовую) не изменяют. При реализации он списывается по первоначальной стоимости с учетом износа. Ремонт транспортного средства может оказать влияние на выручку от реализации.

Если произведен ремонт транспортного средства, затраты относятся к текущим расходам организации. Отражение в бухучете расходов на ремонт основных средств зависит от того, каким способом – подрядным или хозяйственным – они выполнены.

Расходы на проведение ремонта собственными силами состоят: из стоимости запасных частей и расходных материалов; из зарплаты сотрудников, выполнивших ремонт; из страховых взносов, начисленных с зарплаты сотрудников и т. д.

Если в организации создана ремонтная служба, то расходы на проведение этих работ отразите проводкой:

Дебет 23 Кредит 10 (16, 69, 70. )– отражены расходы на ремонт основного средства.

После того как основное средство будет полностью отремонтировано (т. е. будет подписан акт по форме № ОС-3), расходы, учтенные на счете 23, спишите на счета учета затрат в зависимости от того, для каких целей используется основное средство. Как правило, это счета, на которых отражается амортизация по отремонтированному основному средству:

Дебет 20 (25, 26, 29, 44. ) Кредит 23 – списаны затраты на ремонт основного средства.

Если ремонтной службы в организации нет, то расходы на ремонт основного средства предварительно на счете 23 не учитывайте. По мере их возникновения делайте сразу же проводку:

Дебет 20 (25, 26, 29, 44. ) Кредит 10 (16, 69, 70. )– учтены затраты на ремонт основного средства.

Если организация выполняет ремонт основных средств с привлечением подрядчика, то расходы на выплату ему вознаграждения отразите проводкой:

Дебет 20 (25, 26, 29, 44. ) Кредит 60– учтены затраты на ремонт основного средства,

Необходимость проведения ремонтных работ подтвердите документально (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Таким документом может быть акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства (дефектная ведомость). Если ремонт осуществляется силами организации документ составляется в одном экземпляре, если подрядчиком- в двух экземплярах. При этом с подрядчиком необходимо заключить договор.

Налоговую базу по УСН можно уменьшить на стоимость произведенного ремонта при одновременном выполнении двух условий: автомобиль отремонтирован (подтверждается актом о выполнении ремонтных работ, составленным в произвольной форме с учетом требований ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, или актом по форме № ОС-3) (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ); стоимость ремонта оплачена (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Для учета доходов и расходов от продажи основного средства используйте:
– счет 91-1 «Прочие доходы», на котором отражайте выручку от реализации объекта;
– счет 91-2 «Прочие расходы», на котором отражайте остаточную стоимость выбывшего основного средства и прочие расходы, связанные с его продажей.

Выручку от реализации отразите в составе прочих доходов, когда право собственности на проданное основное средство переходит к покупателю. Выручкой признавайте сумму, предусмотренную в договоре купли-продажи. Одновременно в состав прочих расходов включите остаточную стоимость проданного основного средства и другие затраты, связанные с продажей. Например, расходы на хранение, транспортировку и т. д.

Записи на счете 91 делайте на основании:
– договора купли-продажи (передачи, мены);
– акта по форме № ОС-1 (ОС-1а, ОС-1б);

– документов, подтверждающих расходы, связанные с продажей основного средства (например, акта об оказании услуг транспортной компанией, перевозящей объект, и т. д.).

При отражении доходов и расходов от продажи основного средства делайте проводки:

Дебет 62 (76) Кредит 91-1– отражена выручка от реализации основного средства;

Дебет 91-2 Кредит 01 субсчет «Выбытие основного средства»– отражена в составе прочих расходов остаточная стоимость проданного основного средства;

Дебет 91-2 Кредит 10 (60, 69, 70, 76. )– учтены в составе прочих расходов затраты, связанные с продажей основного средства.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух для коммерческого учета

1.Рекомендация: Как провести и отразить в бухучете ремонт основных средств

При эксплуатации основные средства морально и физически изнашиваются. Восстановить их можно путем проведения:

Об этом сказано в пункте 26 ПБУ 6/01.

Ремонт основных средств может быть выполнен:

  • хозспособом (т. е. собственными силами организации);
  • подрядным способом (т. е. с привлечением сторонних организаций (предпринимателей, граждан)).

Отличие ремонта от реконструкции и модернизации*

Поскольку в бухучете и при налогообложении операции по восстановлению основного средства отражаются по-разному, важно правильно их классифицировать. Сделать это можно исходя из цели проведения восстановительных работ.

Основной целью модернизации является изменение технологического и служебного назначения основного средства (абз. 2 п. 2 ст. 257 НК РФ). А реконструкция приводит к улучшению качества продукции (работ, услуг), изменению ее номенклатуры, а также к увеличению производственных мощностей (абз. 3 п. 2 ст. 257 НК РФ). В отличие от модернизации и реконструкции, основной целью ремонтных работ является устранение неисправностей, при наличии которых невозможно эксплуатировать основное средство. При этом стоимость проведения работ для разграничения указанных понятий значения не имеет (письмо Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-06/4/29).

В зависимости от периодичности и сложности ремонт бывает текущим и капитальным. Как правило, под текущим ремонтом понимается техническое обслуживание основных средств для поддержания их в рабочем состоянии. Капитальный ремонт предполагает замену основных элементов (деталей, конструкций и т. п.). Организация самостоятельно определяет, какие ремонтные работы относятся к текущим, а какие к капитальным (письмо Минфина России от 14 января 2004 г. № 16-00-14/10).*

Чтобы определить, к ремонту или реконструкции (модернизации) относятся восстановительные работы по зданиям, сооружениям и прочему недвижимому имуществу, можно руководствоваться следующими документами:

Документальное оформление*

Необходимость проведения ремонтных работ подтвердите документально (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Таким документом может быть акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства (дефектная ведомость). Для некоторых отраслей предусмотрены унифицированные формы таких документов. Например, для оформления выявленных дефектов подъемно-транспортного оборудования морских торговых портов используется дефектная ведомость, утвержденная постановлением Минтранса России от 9 января 2004 г. № 2. Дефекты основных элементов трубопроводов тепловых электростанций отражаются в ведомости дефектов трубопроводов (утверждена постановлением Госгортехнадзора России от 18 июня 2003 г. № 94).

Если унифицированной формы документа, подтверждающего обнаруженные дефекты, не установлено, используйте самостоятельно разработанный бланк, например, акт о выявленных неисправностях (дефектах) объекта основных средств. Главное, чтобы собственный бланк содержал все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В акте необходимо указать неисправности основного средства и предложения по их устранению.

Количество экземпляров акта о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства (дефектной ведомости) будет зависеть от того, кому принадлежит имущество и кто будет делать ремонт. Если компания решила своими силами отремонтировать основные средства, достаточно одного экземпляра. Если работы будет выполнять сторонняя организация, акт (дефектную ведомость) лучше заполнить в нескольких экземплярах по числу участвующих в ремонте компаний. В этом случае документы должны подписать представители всех задействованных сторон.*

Если ремонтируется новое оборудование, неисправность которого была выявлена при его монтаже (т. е. до принятия на учет в качестве основного средства), используется акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16).

При передаче основного средства в ремонт в специальное подразделение организации (например, ремонтную службу) следует составить накладную на внутреннее перемещение по форме ОС-2. Если при ремонте местонахождение основного средства не меняется, накладную составлять не нужно. Такой порядок следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7.

Если организация выполняет ремонтные работы не собственными силами, с исполнителями должен быть заключен договор подряда (ст. 702 ГК РФ).*

Главбух советует: если основное средство передается подрядчику для длительного ремонта, оформите акт о приеме-передаче объекта основных средств в ремонт. В случае утраты (порчи) основного средства подписанный акт позволит организации потребовать у подрядчика возмещения причиненных убытков (ст. 714 и 15 ГК РФ). При отсутствии такого акта доказать передачу основного средства подрядчику будет затруднительно.

По окончании ремонтных работ составляется акт о приеме-сдаче отремонтированных основных средств по форме № ОС-3. Его заполняют независимо от того, хозяйственным или подрядным способом выполнен ремонт. Только в первом случае организация оформляет бланк в одном экземпляре, а во втором – в двух (для себя и для подрядчиков). Акт подписывается:

  • приемочной комиссией, созданной в организации;
  • сотрудником, ответственным за ремонт основного средства (или представителем подрядчика);
  • сотрудником, ответственным за сохранность основного средства после ремонта.

После этого акт утверждается руководителем организации и передается бухгалтеру. При получении акта сведения о проведенном ремонте отразите в инвентарной карточке учета основного средства по форме № ОС-6 (ОС-6а) или в инвентарной книге по форме № ОС-6б (предназначена для малых предприятий). Об этом сказано в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7.

Если подрядчик проводил ремонтные работы здания (сооружения или помещения), которые признаются строительно-монтажными, то дополнительно к акту по форме № ОС-3 должны быть подписаны акт приемки по форме № КС-2 и справка о стоимости выполненных работ и затрат по форме № КС-3, утвержденные постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100.

Главбух советует: чтобы упростить документооборот, акты о замене запчастей в основных средствах можно составлять в конце месяца по каждому исполнителю работ.

Бухучет

Организация обязана вести учет основных средств по степени их использования:

  • в эксплуатации;
  • в запасе (резерве);
  • в ремонте и т. д.

Учет основных средств по степени использования можно вести с отражением или без отражения на счете 01. Так, при долгосрочном ремонте целесообразно учитывать основные средства на отдельном субсчете «Основные средства в ремонте». Такой подход согласуется с пунктом 20 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н.

Дебет 01 субсчет «Основные средства в ремонте» Кредит 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации»
– передано в ремонт основное средство.

По окончании ремонтных работ сделайте проводку:

Дебет 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации» Кредит 01 субсчет «Основные средства в ремонте»
– принято из ремонта основное средство.

Передачу основного средства в краткосрочный ремонт на счетах бухучета можно не отражать. Вместо этого инвентарные карточки по таким основным средствам рекомендуется переставить в отдельную группу «Основные средства в ремонте». При поступлении основного средства из ремонта инвентарная карточка возвращается на прежнее место. Об этом сказано в пункте 68 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н.

Затраты на ремонт основных средств относятся к текущим расходам организации (абз. 2 п. 67 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н, п. 13 ПБУ 10/99). За исключением затрат на ремонт основных средств, первоначальная стоимость которых не сформирована (т. е. которые не учтены на счете 01(03)). В этом случае расходы на ремонт включите в первоначальную стоимость таких основных средств (п. 8 ПБУ 6/01).

Если основное средство сломалось по вине сотрудника, расходы на ремонт можно удержать из его зарплаты.

Отражение в бухучете расходов на ремонт основных средств зависит от того, каким способом – подрядным или хозяйственным – они выполнены.

Расходы на проведение ремонта собственными силами состоят:*

  • из стоимости запасных частей и расходных материалов. Приобретенные для ремонта запчасти и материалы учтите в составе МПЗ;
  • из зарплаты сотрудников, выполнивших ремонт;
  • из страховых взносов, начисленных с зарплаты сотрудников и т. д.

Если в организации создана ремонтная служба, то расходы на проведение этих работ отразите проводкой:

Дебет 23 Кредит 10 (16, 69, 70. )
– отражены расходы на ремонт основного средства.

После того как основное средство будет полностью отремонтировано (т. е. будет подписан акт по форме № ОС-3), расходы, учтенные на счете 23, спишите на счета учета затрат в зависимости от того, для каких целей используется основное средство. Как правило, это счета, на которых отражается амортизация по отремонтированному основному средству:

Дебет 20 (25, 26, 29, 44. ) Кредит 23
– списаны затраты на ремонт основного средства.

Если ремонтной службы в организации нет, то расходы на ремонт основного средства предварительно на счете 23 не учитывайте. По мере их возникновения делайте сразу же проводку:

Дебет 20 (25, 26, 29, 44. ) Кредит 10 (16, 69, 70. )
– учтены затраты на ремонт основного средства.

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счет 23).

Если организация выполняет ремонт основных средств с привлечением подрядчика, то расходы на выплату ему вознаграждения отразите проводкой:

Дебет 20 (25, 26, 29, 44. ) Кредит 60
– учтены затраты на ремонт основного средства, выполненный подрядным способом.

Такой порядок следует из пунктов 5, 7, 16, 18 ПБУ 10/99.

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении последствия ДТП с автомобилем организации

Бухучет и налогообложение операций, связанных с устранением последствий ДТП, зависят:

  • от условий договора, по которому был застрахован автомобиль организации;
  • от того, кем признан водитель автомобиля: виновным в ДТП или потерпевшей стороной.

В ДТП могут участвовать автомобили:

  • застрахованные по договорам обязательного (ОСАГО) и/или добровольного (ДСАГО) страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств;
  • одновременно застрахованные по договорам ОСАГО (ДСАГО) и КАСКО (риск «ущерб»);
  • незастрахованные по договорам ОСАГО (ДСАГО).

Страхование ОСАГО: водитель признан потерпевшим

В этом случае страховая компания виновной стороны выплатит организации страховое возмещение (п. 2 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 7 мая 2003 г. № 263).

Кроме того, организация вправе обратиться за возмещением ущерба непосредственно к той страховой компании, в которой она застрахована. Это возможно при одновременном соблюдении двух условий:

  • в результате ДТП причинен вред только имуществу;
  • указанное ДТП произошло с участием двух транспортных средств. При этом ответственность владельцев каждого транспортного средства застрахована.

Об этом сказано в статье 14.1 Закона от 25 апреля 2002 г. № 40-ФЗ.

Страховая компания принимает решение о выплате страхового возмещения при наличии документов о происшествии, оформленных уполномоченными сотрудниками органов внутренних дел (п. 5 ст. 11 Закона от 25 апреля 2002 г. № 40-ФЗ). В исключительных случаях такие документы могут быть оформлены без участия сотрудников органов внутренних дел. Это возможно при одновременном выполнении условий:

  • в результате ДТП причинен вред только имуществу;
  • указанное ДТП произошло с участием двух транспортных средств. При этом ответственность владельцев каждого транспортного средства застрахована;
  • обстоятельства причинения вреда, характер повреждения транспортных средств не вызывают разногласий у участников ДТП и зафиксированы в извещении.

Такой порядок установлен в пункте 8 статьи 11 Закона от 25 апреля 2002 г. № 40-ФЗ.

Если документы будут оформлены без участия сотрудников органов внутренних дел, то размер страхового возмещения составит не более 25 000 руб. (п. 10 ст. 11 Закона от 25 апреля 2002 г. № 40-ФЗ). В этом случае организация не вправе обратиться к своей страховой компании за дополнительным возмещением (п. 11 ст. 11 Закона от 25 апреля 2002 г. № 40-ФЗ).

Если документы оформлены с участием сотрудников органов внутренних дел, страховое возмещение можно получить в размерах, указанных в статье 7 Закона от 25 апреля 2002 г. № 40-ФЗ:

  • 120 000 руб. – по одному поврежденному автомобилю;
  • 160 000 руб. – если пострадало несколько автомобилей.

В бухучете сумму страхового возмещения включите в состав прочих доходов (п. 9 ПБУ 9/99). Такие доходы признаются на дату поступления страховых выплат на расчетный счет организации. Это связано с тем, что акт о страховом случае, на основании которого начисляется возмещение, страховые компании представляют только после перечисления выплаты. Если дело рассматривалось в суде, то доходы признайте на дату вступления судебного решения в законную силу. Это следует из положений пунктов 70, 71 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 7 мая 2003 г. № 263, а также пункта 16 ПБУ 9/99.

Операции, связанные с поступлением страхового возмещения, отразите проводками:

Дебет 76 Кредит 91-1
– начислена сумма страхового возмещения.

Дебет 51 Кредит 76
– получено страховое возмещение;

О том, как учесть расходы на ремонт автомобиля, см. Как провести и отразить в бухучете ремонт основных средств. НДС по ремонтным работам, которые возмещает страховая компания, примите к вычету.

Вместо денежной выплаты страховая компания (по согласованию с организацией) может отремонтировать автомобиль, поврежденный в ДТП (п. 65 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 7 мая 2003 г. № 263). В этом случае автомобиль передается для ремонта в автосервис. Поэтому организации нужно учесть автомобиль обособленно. Например, к счету 01 можно открыть субсчет «Основное средство, переданное на ответственное хранение».

Если страховая выплата не полностью покрывает ущерб, нанесенный организации, разницу должна возместить виновная сторона (п. 2 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 7 мая 2003 г. № 263, п. 1 ст. 1068, ст. 1072 ГК РФ). В этом случае в учете сделайте проводки:

Дебет 76 Кредит 91-1
– отражена сумма ущерба, подлежащая возмещению виновной стороной;

Дебет 51 (50) Кредит 76
– поступили средства от виновной стороны в счет возмещения ущерба.

Страхование по договорам ОСАГО и КАСКО

Если автомобиль одновременно застрахован по договорам ОСАГО (ДСАГО) и КАСКО (риск «ущерб») и водитель автомобиля организации признан потерпевшей стороной, затраты на ремонт собственного автомобиля покроет страховая компания (п. 3 ст. 10 Закона от 27 ноября 1992 г. № 4015-1).

Суммы поступивших страховых выплат и расходы на ремонт учитывайте в общем порядке.

Если водитель автомобиля организации признан виновным в ДТП, у организации могут возникнуть расходы в сумме возмещения ущерба потерпевшей стороне (в части, не покрытой страховкой по договору ОСАГО (ДСАГО)) (п. 2 Правил, утвержд